Administratie opzetten, hoe doe je dat?
Een veel voorkomend probleem is dat de administratie niet correct wordt opgezet en bijgehouden. Vandaar dat we in deze blog de vraag beantwoorden: administratie opzetten, hoe doet u dat? Het hebben van een juiste administratie is erg belangrijk. U kunt ervoor kiezen om de administratie uit te besteden of zelf te doen. Het is natuurlijk altijd mooi meegenomen als u de basis van boekhouden kent. Deze week in onze blog: hoe kunt u een correcte en overzichtelijke administratie opzetten?
1. Op tijd beginnen
Regeren is vooruitzien.
Het is belangrijk dat u als startende ondernemer op tijd begint met het opstellen van uw administratie. Dit kan zelfs al voordat u van start gaat. Het op tijd opzetten van de administratie geeft een overzichtelijk beeld van uw financiën. Het komt ook vaak voor dat ondernemers, nog voordat ze van start gaan, investeren in verschillende bedrijfsmiddelen. Deze kosten zijn mogelijk fiscaal aftrekbaar, waardoor het dus belangrijk is dat u alle gegevens goed bewaart (in de alvast opgerichte administratie bijvoorbeeld). Klik hier om een stappenplan voor een succesvolle start van uw bedrijf te lezen!
2. Belastingdienst
Naast het feit dat het belangrijk is dat u de financiën bijhoudt voor uzelf, stelt de belastingdienst ook enkele eisen aan de administratie. Zo verplicht de belastingdienst u om zich te houden aan de bewaarplicht van 7 jaar. Dit houdt in dat u alle gegevens van de afgelopen 7 jaar, die van belang zijn voor de belastingdienst, op verzoek moet kunnen aantonen. Let op! U dient gegevens over de koop of verkoop van een bedrijfspand voor 10 jaar te bewaren.
3. Administratie
Het is handig om te beginnen met het openen van een zakelijke rekening. Verder raden wij u ook aan om privé en zakelijk niet te werken in 1 administratie. Indien u dit wel doet, kost het meer tijd om goed na te gaan hoe u er zakelijk voor staat.
4. Zorgvuldigheid
De hoeveelheid werk die verbonden is aan het bijhouden van een administratie neemt snel toe. Ga daarom vanaf het begin zorgvuldig om met uw administratie. Dit voorkomt dat het u halverwege erg veel tijd kost en u het overzicht in de administratie verliest. Mocht u ervoor hebben gekozen om uw administratie uit te besteden, dan zal uw administrateur u sneller kunnen ontzorgen.
5. Administratie digitaal bewaren
Van het verwerken van facturen tot aan het bijwerken van de zakelijke agenda, kunnen alle werkzaamheden digitaal plaatsvinden. Het is belangrijk dat de gegevens digitaal worden opgeslagen in een online omgeving. Mocht uw computer crashen dan heeft u de beschikking nog over uw administratie. De belastingdienst houdt u verantwoordelijk en u moet ondanks een computer crash gewoon de administratie kunnen overhandigen.
De administratie moet op papier worden bewaard als u deze op papier ontvangt, als u facturen alleen digitaal ontvangt dan hoeft u deze dus niet meer te printen en in een fysieke map te stoppen.
Administratieve software
Voor het opzetten en bijhouden van de administratie kunt u kiezen voor een administratief softwareprogramma. Een dergelijk programma kan ervoor zorgen dat u meer tijd overhoudt om te ondernemen!
Bent u nog niet zo ver om een administratieve software te gebruiken? Dan kunt u altijd beginnen met het bijhouden van de administratie in Excel. Het is hierbij wel handig om Excel templates te downloaden via internet.
Btw
Denk bij het opzetten en bijwerken van de administratie altijd aan de btw-verplichtingen. U moet hierbij een aantal zaken bijhouden, bijvoorbeeld de facturen die u zelf uitschrijft of die u moet betalen. Indien u zaken doet met het buitenland gelden er afzonderlijke verplichtingen. Bijvoorbeeld ingevoerde goederen uit landen buiten de Europese Uni houdt u dan ook bij. Klik hier voor een compleet overzicht van btw-verplichtingen.
Tot slot
Het opzetten van een administratie kan ingewikkeld lijken. Ondervindt u ook problemen met uw eigen administratie? Of weet u niet precies hoe en waar u moet beginnen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op! U kunt ons bellen op het nummer 020-2610723 of een email sturen naar info@sfaa.nl. Wij helpen u graag bij het opstellen van uw administratie!