Wat is afschrijven en hoe werkt het?
Als ondernemer doet u veel verschillende uitgaven, de meeste uitgaven die u doet zoals kantoorartikelen en telefonie worden direct als kosten verwerkt in het lopende boekjaar. Er zijn echter ook uitgaven die u moet “activeren op de balans” en vervolgens in meerdere jaren gaat “afschrijven”. Dit zijn namelijk bedrijfsmiddelen die u meerdere jaren gebruikt in uw onderneming. Dit kan variëren van een machine of auto tot een gebouw, maar het kan ook ontastbaar zijn zoals de aanschaf van een patent. Het bedrijfsmiddel komt als bezit op uw balans te staan (zonder de btw) en de kosten worden over meerdere jaren uitgesmeerd (afschrijving).
Omdat het praktisch bijna onmogelijk is om alle bedrijfsmiddelen die langer dan een jaar meegaan op de balans te activeren, zoals bijvoorbeeld bureaustoelen, hanteert de belastingdienst een drempel van 450 euro (exclusief btw). Alle uitgaven onder dit bedrag mogen in 1 keer als kosten worden opgevoerd.
In welke periode schrijf ik af en tot welk bedrag?
Om dit te bepalen zijn er 3 belangrijke factoren, namelijk:
- De aanschafwaarde
- De restwaarde
- De vermoedelijke gebruiksduur in jaren
De meest gangbare methode om af te schrijven is via de lineaire methode, oftewel de aanschafwaarde minus de restwaarde gedeeld door de gebruiksduur. Dit is dan het bedrag dat per jaar kan worden afgeschreven. De maximale afschrijving op materiële bedrijfsmiddelen is 20% van de aanschafwaarde per jaar. Het afschrijven van een Laptop gebeurt bijvoorbeeld in 5 jaar terwijl een bedrijfspand meestal in 30 tot 50 jaar wordt afgeschreven.
In sommige gevallen kan het interessant zijn om degressief af te schrijven omdat je bij degressief afschrijven versneld kan afschrijven, men kan de eerste jaren meer kosten boeken dan bij lineaire afschrijvingen. Het afschrijvingsbedrag mag maximaal 40% bedragen van de aanschafwaarde. Echter mag niet op alle activa degressief worden afgeschreven, dit mag alleen als ook de waarde voor de onderneming afneemt in de tijd.
Voorbeeld van lineaire afschrijving
U koopt op 1 april een laptop voor 1210 euro, deze moet worden geactiveerd op de balans. Aangezien er maximaal 20% mag worden afgeschreven gaan we de laptop in 5 jaar lineair afschrijven, er is dan namelijk geen economische waarde meer. De jaarlijkse afschrijving is dus 200 euro.
De btw komt meteen als een terug te vragen bedrag bij de volgende aangifte op de balans, dit is € 210.
De laptop komt als een bedrijfsmiddel van € 1000 op de balans te staan. Er wordt dan per jaar € 200 van de waarde afgehaald en als kosten genomen (afschrijvingskosten). Omdat u de laptop tijdens een jaar hebt gekocht, wordt in het eerste jaar € 150 afgeschreven en is er nog een laatste afschrijving van € 50.
Voorbeeld van degressieve afschrijving
Nu passen we de degressieve afschrijving toe bij de aanschaf van de laptop uit het vorige voorbeeld. Zoals vermeld mag maximaal 40% per jaar worden afgeschreven. Dit tarief wordt toegepast op het bedrag dat nog afgeschreven dient te worden (de boekwaarde). Het eerste jaar bedraagt de afschrijving €400 (40% van €1000), het tweede jaar €240 (40% van €600), het derde jaar €144 (40% van €360) etc. Je ziet dat er wordt 40% afgeschreven van het nog af te schrijven saldo.
Slotopmerkingen
Wanneer u met afschrijvingen werkt, blijkt duidelijk het verschil tussen kosten en uitgaven. Uitgaven (of inkomsten) verwijzen naar uw cashflow, dus bij aanschaf van de laptop geeft u € 1210 uit. De kosten zijn bij een bedrijfsmiddel dat u op de balans zet op dat moment nog € 0, u maakt per jaar de kosten voor de afschrijving.
In onze voorbeelden is uitgegaan van een afschrijving per jaar. In de praktijk wordt ook vaak in een andere periode gewerkt, zoals per maand. U schrijft dan per jaar hetzelfde af, maar brengt meer spreiding aan om een beter zicht te krijgen op uw cijfers. Als u de afschrijvingen jaarlijks doorvoert, heeft u in december een onevenredig grote kostenpost.
In sommige gevallen kunt u zaken die los minder dan € 450 hebben gekost, als totaal activeren. Denkt u bijvoorbeeld aan de verschillende aankopen voor 1 verbouwing. Ook als u bij een laptop bijvoorbeeld een tas en/of een losse muis koopt, mag u deze mee activeren.
Koopt u iets dat u zowel voor meer als minder dan € 450 exclusief btw (bij 21 % btw: € 545) kunt kopen? Dan is het raadzaam om te overwegen of u liever iets koopt dat meteen als kosten wordt gerekend of iets dat geactiveerd wordt.
TIP!
Als u iets op de balans activeert kan dit betekenen dat dit ook meetelt voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, KIA. Door deze regeling betaald u minder belasting (inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting). Lees meer hierover in onze blog.
Wilt u advies bij uw investeringsbeslissing? Of hulp bij de verwerking in de boeken? Wij helpen u graag! Bel ons op 020-2610723 of stuur een mail aan info@sfaa.nl.
