De werkkostenregeling 2015

De werkkostenregeling 2015 is een veel besproken onderwerp voor alle ondernemers. Maar waarom en hoe werkt dit nu precies? SFAA ging op onderzoek uit en hieronder leest u onze bevindingen.

Het verplicht toepassen van de werkkostenregeling in 2015

Op 1 januari 2011 is de werkkostenregeling voor het eerst ingegaan. Deze regeling is bedacht ter vervanging van de 29 regels rond om de vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers. De Belastingdienst heeft ingezien dat het vrijwel onmogelijk is om alle 29 regels te controleren en bij te houden, zowel voor de werkgever als voor de Belastingdienst. Hier moest een oplossing voor komen.

De nieuwe regeling is erg simpel in zijn werking. Er mag vrijwel alles worden vergoedt en verstrekt, zolang u maar onder een bepaalde marge blijft. Tot 2015 was de marge 1,5% van het brutoloon, van de totale fiscale loonsom, ook wel de forfaitaire ruimte genoemd. In 2015 is de marge verlaagd naar 1,2%. Vanaf januari 2015 zal deze regeling verplicht worden voor alle werkgevers.

Vergoeding onderbrengen in de vrije ruimte

De meeste kosten die uw werknemer declareert vallen onder de gerichte vrijstelling. Bij de nieuwe werkkostenregeling mag u voor gerichte vrijstellingen nog steeds een vaste vergoeding geven. Hiervoor zult u wel vooraf een onderzoek moeten doen naar wat de werkelijke kosten bedragen.
Bij de gerichte vrijstelling kunt u denken aan zaken zoals, vakliteratuur, zakelijke maaltijden, studiekosten en zakelijke reiskosten tot een bedrag van € 0,19 per kilometer.

De kosten die niet gericht zijn vrijgesteld, zijn de loonkosten. Deze kosten kunt u verrekenen met het loon van de werknemer of onderbrengen in de vrije ruimte, de onbelastbare ruimte die u heeft om de vergoedingen te verstrekken.

U kunt de vergoeding onderbrengen in de vrije ruimte van het jaar waarin u de declaratie ontvangt. De kosten die de werknemer in 2014 heeft gemaakt, kunt u dus ten laste van de vrije ruimte van 2015 laten komen als de werknemer ze dit jaar declareert.

Het is overigens belangrijk om als werkgever binnen de vastgestelde percentage te blijven, want wanneer u hierboven toch nog uitgaven doet aan vergoedingen en verstrekkingen betaalt u een eindheffing van 80% aan de Belastingdienst. Dat levert u onnodig hoge kosten op.

Helaas, hebben wij ook enige veranderingen moeten doorvoeren in verband met de nieuwe werkkostenregeling. Wilt u meer informatie over de invoering van de nieuwe regeling of heeft u hulp nodig bij het verrekenen van de kosten, neem dan vrijblijvend contact met ons op via 020-2610723 of mail uw vraag naar info@sfaa.nl. Wij kijken graag met u mee!