Deze week in onze blog: hoe kunt u foutloze facturen opstellen? Alle tips en trics op een rijtje. Ook gaan wij in op facturen voor buitenlandse leveringen. Lees dus snel verder zodat u het nooit fout kunt doen!
Voor het opstellen van facturen geldt een aantal regels. Ze lijken logisch maar er worden toch vaak fouten gemaakt.
- Facturen maakt u altijd voor andere ondernemers. Op deze facturen staan alle goederen en diensten die u heeft geleverd.
- Als u een vooruitbetaling heeft gekregen voor leveringen van goeden en diensten, stuurt u hier een factuur van op.
- Op de factuur staan altijd de verplichte gegevens.
- Indien goederen zijn geleverd in de maand juni, dan verstuurt u uiterlijk op 15 juli de factuur.
- Bewaar de facturen minimaal 7 jaar.
Factuureisen
Er is een aantal basisgegevens die u op de factuur dient te melden. Neem de volgende checklist daarom door bij het opstellen van een factuur:
- Volledige namen van u en uw afnemer
Houdt er rekening mee dat dit juridische namen zijn. U mag ook de handelsnaam gebruiken, mits deze in combinatie met het adres en woonplaats staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Is er sprake van een fiscale eenheid? Dan wordt over het algemeen de naam van het onderdeel dat de prestatie heeft geleverd op de factuur vermeldt. - Volledige adresgegevens van u en uw afnemer
Het adres dat u vermeldt moet het adres zijn waar de onderneming daadwerkelijk is gevestigd. Het is niet voldoende om enkel een postbusnummer te vermelden. - Btw nummer van uw onderneming
Bij fiscale eenheden heeft elk onderdeel een eigen btw nummer. Het onderdeel dat de prestatie levert wordt dan op de factuur vermeldt. - Kamer van Koophandel nummer waarop uw onderneming staat geregistreerd
- De datum waarop de factuur is gemaakt
- Een uniek volgnummer (factuurnummer)
- Omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Hoeveelheid of omvang van respectievelijk de goederen of de diensten
- Leveringsdatum van de goederen of diensten, of eventueel de datum van een vooruitbetaling
- Het bedrag exclusief btw
Indien u diverse btw-tarieven hanteert, is het van belang om aparte bedragen te vermelden - Het btw-tarief (bijvoorbeeld 0%, 6% of 21%)
- Het btw-bedrag
Tip! Vergeet niet uw rekeningnummer en betalingstermijn te vermelden op de factuur.
Aangepaste regels voor facturen
De bovengenoemde factuureisen gelden niet in alle situaties. Zo is er een aantal gevallen waarin u bijvoorbeeld deels moet voldoen aan bovengenoemde eisen. De belastingdienst heeft deze situaties met de bijbehorende eisen op een rijtje gezet.
Bovendien is er ook een aantal ondernemers die buiten de factuureisen vallen, klik hier om te lezen welke dat zijn.
Factureren buitenland
Indien u zaken doet met andere EU-landen, moet u voldoen aan alle bovengenoemde regels. Daarnaast dient u ook de bewaartermijn van facturen aan te houden. Zo bewaart u de facturen 7 jaar en de facturen over onroerende zaken 10 jaar. Bij diensten zoals: elektronische, telecommunicatie en radio- en televisie geldt ook een bewaartermijn van 10 jaar.
Verder kunnen de aanvullende eisen voor het factureren met het buitenland worden ingedeeld in twee onderdelen:
- Aanvullende eisen met betrekking tot goederen
- Aanvullende eisen met betrekking tot diensten
Aanvullende eisen goederen
Bij het exporteren van goederen naar EU-landen houdt u rekening met het volgende:
- Op de facturen moeten de btw-identificatienummers van u en uw klant staan. Dit geldt overigens voor klanten die btw-aangifte doen in andere landen. Vraag uw klant altijd naar dit nummer en controleer deze vervolgens ook!
- U factureert met 0% btw. Er moet op uw factuur staan of het gaat om een intracommunautaire levering. Verder geeft u de levering in Nederland aan in uw btw-aangifte en u geeft de levering op in uw ‘opgaaf intracommunautaire prestatie’. Bovendien kan hier sprake zijn van bijzondere situaties.
Tip! Hebt u twijfels of u 0% btw in rekening moet brengen? Gebruik dan dit hulpmiddel. - Indien u exporteert naar klanten die geen btw-aangifte doen gelden er drempelbedragen.
Aanvullende eisen diensten
U brengt meestal geen btw in rekening bij geleverde diensten in het buitenland. De klant zelf berekent de btw en geeft het aan in eigen land. De factuur die u stuurt bevat geen btw maar wel het volgende:
- Btw-identificatienummers van u en uw klant
- ‘Btw verlegd’
Uiteraard is ook hier weer sprake van bijzondere diensten.
Koppeling met Exact Online
Indien u met het Exact Online boekhoudprogramma werkt, kunt u gemakkelijk aan de slag met de facturen. In Exact Online is er namelijk al een aantal template lay-outs aangemaakt, welke u zelf kunt aanpassen naar wens. Bovendien kunt u in Exact Online ook een koppeling maken tussen factuur lay-outs en specifieke klanten. Dit maakt het mogelijk om diverse lay-outs te gebruiken voor bepaalde klanten. Dit komt goed van pas als u klanten in het buitenland heeft. Het is nogal ingewikkeld, maar SFAA is er dankzij veel ervaring inmiddels in gespecialiseerd!
Tot slot
Heeft u hulp nodig bij het opstellen van een foutloze factuur? Of heeft u vragen met betrekking tot de (basis) eisen van een factuur, aarzel dan niet en neem direct contact met ons op! Wij zijn telefonisch te bereiken via het nummer: 020-2610723. Ook kunt een email sturen naar: info@sfaa.nl.