Met de werkkostenregeling (WKR) kunnen werkgevers onbelaste vergoedingen aan werknemers geven. Met deze regeling hoef je geen loonbelasting te betalen binnen een vastgestelde vrije ruimte. Dit kan je bijvoorbeeld gebruiken over kosten van kerstpakketten en bedrijfsuitjes. De WKR bestaat uit een bepaalde bestedingsruimte gebaseerd op een percentage van de loonsom (lees hierover meer in deze blog). Maar wat valt binnen de WKR en wat valt erbuiten?
Als je een personeelsfeest wilt organiseren om je werknemers te bedanken is het goed om te bekijken waar je dit gaat doen. Het zit namelijk als volgt: als je een bedrijfsfeest organiseert op de werkplek (op kantoor, de parkeerplaats of in de vergaderruimte) valt dit personeelsfeest niet onder de WKR. Het gaat dus niet van de bestedingsruimte in de WKR af en is alsnog belastingvrij! Een goede reden om (als het straks weer mag) een feestje te geven op kantoor. Dit komt omdat het dan niet wordt gezien als loon richting je werknemers.
Wanneer valt een feest wel onder de WKR?
Als je een feest geeft buiten jouw werkplek (dus een plek waar jij niet Arbo verantwoordelijk bent) valt het personeelsfeest onder de WKR, het wordt dan gezien als loon voor de werknemer. Ook personeelsreizen vallen onder de WKR. Een uitzondering op deze regel is het geven van een zakelijk evenement (bijvoorbeeld een borrel voor klanten of een bijscholingsavond met borrel), hier moet wel het zakelijk de overhand hebben en het mag dus geen feest zijn. In dit geval zijn hapjes en drankjes die bij het evenement komen kijken belastingvrij, maar hou dit wel binnen de perken. Huur je bijvoorbeeld een DJ in dan zal de belastingdienst het binnen de WKR plaatsen, omdat feestelijke het leerzame gedeelte dan overschaduwd.
Valt alleen een personeelsfeest onder de WKR?
Echter, het is belangrijk om te vermelden dat de werkkostenregeling (WKR) niet alleen van toepassing is op feesten en evenementen. Naast het organiseren van bedrijfsfeesten en personeelsreizen, zijn er ook andere zaken die binnen de WKR vallen. Denk bijvoorbeeld aan vergoedingen voor zakelijke telefoonkosten, het verstrekken van een laptop of tablet aan werknemers, of het geven van een fiets van de zaak. Al deze zaken kunnen binnen de vrije ruimte van de WKR worden opgenomen zonder dat er loonbelasting over betaald hoeft te worden.
Houd de ruimte in je WKR in de gaten!
Het is belangrijk om de vrije ruimte van de werkkostenregeling goed in de gaten te houden. Deze vrije ruimte bedraagt in 2023 3% van de fiscale loonsom tot €400.000, en daarboven 1,18%. Als de totale vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers de vrije ruimte overschrijden, moet de werkgever een eindheffing van 80% betalen over het bedrag boven de vrije ruimte. Daarom is het verstandig om de kosten goed te administreren en te monitoren, zodat je binnen de grenzen van de WKR blijft.
Bovendien is het goed om te weten dat er enkele specifieke regels en uitzonderingen gelden binnen de werkkostenregeling. Zo zijn er bepaalde vergoedingen en verstrekkingen die zijn vrijgesteld, zoals reiskostenvergoedingen, studiekosten en intermediaire kosten (kosten die je maakt namens de werkgever, zoals het betalen van een factuur). Daarnaast zijn er ook gerichte vrijstellingen, zoals een vergoeding voor een telefoonabonnement of een fitnessabonnement. Deze gerichte vrijstellingen vallen niet binnen de vrije ruimte en hoeven dus niet meegeteld te worden.
Kortom, er zijn tal van situaties die wel onder de WKR vallen, maar ook tal van mogelijkheden om dingen als een personeelsfeest buiten de WKR te houden. Heb je vragen aan de hand van dit artikel, neem gerust contact op met ons! SFAA is het administratiekantoor voor MKB en ZZP, kijk verder op onze website of vraag een gratis adviesgesprek aan (kan geheel virtueel) en zie wat wij voor jou kunnen betekenen.