Het klinkt zo logisch, maar veel bedrijven hebben het niet op orde: de identificatie van werknemers. Door wisseling van het personeel op HR of bij een startend bedrijf schiet dit er toch nog wel eens bij in. Maar waarom is het nu zo belangrijk en kunt u het echt niet vergeten?
Bent u een ondernemer en heeft u personeel in dienst? Dan is het belangrijk om uw loonadministratie op orde te hebben. Neemt u nieuwe werknemers in dienst?
Controleer dan goed de identiteitsbewijs van uw werknemers. Het hebben van een kopie van een geldig identiteitsbewijs moet in bezit zijn van de werkgever, is dit niet het geval dan kan dit leiden tot hoge boetes .
U bent, als werkgever, verplicht om de identiteit van uw werknemers vasttestellen. Zo kunt u bij de belastingdienst aantonen wie er bij u in het bedrijf werkzaam is.
De identiteit van uw werknemer zult u voor of op de eerste werkdag moeten vaststellen.
Stappen voor het vaststellen van de identificatie van werknemers
De volgende stappen helpen u bij het identificeren van de nieuwe werknemer:
- U heeft een geldig identiteitsbewijs van uw werknemer nodig.
- Heeft de werknemer geen Nederlandse nationaliteit, dan zult u als werkgever na moeten gaan of de werknemer gerechtigd is om in Nederland te werken.
- U maakt een kopie van het identiteitsbewijs en bewaart deze goed in uw loonadministratie.
- Voor tips van het controleren van het identiteitsbewijs vindt u hier.
Naast het identiteitsbewijs, moet u niet vergeten het model loonheffingen te laten invullen. Hierop moeten werknemers aangeven of ze wel of geen loonheffingen willen toepassen.
De Cloud
Tegenwoordig gaat alles digitaal, wij slaan altijd alles daarom op in een Cloud omgeving. Op deze manier ben je verzekerd dat bij schade of brand je nog steeds alle identificatie van de werknemers bezit.
Meer weten of heeft u hulp nodig bij het bijhouden van uw loonadministratie? Neem dan vrijblijvend op contact met ons op via info@sfaa.nl of bel ons op 020 26 10 73.
