Berichten

Tips voor uw boekhouding

Boekhouden, het financiële plaatje laten kloppen, goed inzicht hebben in de cijfers, u als ondernemer herkent dit zeker. Het boekhouden kan veel tijd in beslag nemen. Wij willen u daarom hier graag mee helpen door deze week een blog te schrijven met onmisbare tips voor uw boekhouding!

Met de volgende boekhouding tips hopen wij dat u sneller en effectiever te werk kunt gaan bij het boekhouden.

Inrichten van uw administratie

Bij het inrichten van uw administratie is het handig om een gestandaardiseerd schema van grootboeken te gebruiken. Hierin staan vaak namelijk de meest voorkomende grootboekrekeningen en zijn deze al ingedeeld in categorieën. U heeft hierdoor een duidelijk overzicht van uw winst of verlies aan het eind van het jaar, en u kunt de cijfers gegroepeerd bekijken. SFAA richt uw administratie graag in met ons bewezen effectieve schema!

Ook kunt u bij het inrichten van uw administratie extra aandacht geven aan de verschillende soorten kosten. Zo kunt u voor een beter inzicht bijvoorbeeld kosten splitsen per project of per afdeling. Wilt u ook meer inzicht in uw omzet, omdat u bijvoorbeeld omzet per klant, artikelgroep of verkoopkanaal wilt weten? Dan is het handig om gebruik te maken van meerdere omzetrekeningen.

Als u een nieuwe klant of leverancier aanmaakt, kunt u het beste ook direct een standaard grootboekrekening, betalingsconditie en btw-code koppelen. Hierdoor hoeft u deze informatie niet telkens in te voeren. Bovendien weet u door de koppeling tussen de btw-codes en btw-vakken zeker dat de aangiftes kloppen.

Wij raden u daarnaast aan zoveel mogelijk informatie over de nieuwe klant of leverancier in te vullen. Als u bijvoorbeeld telefoonnummer en website invult, creëert u gelijk een database van uw relaties.

Inkopen (crediteuren)

Om inkoopboekingen gemakkelijk te verwerken, is het handig om bij het inboeken van facturen het factuurnummer over te nemen. Hiermee herkent u de factuur makkelijk in de lijst met facturen. Hiernaast is het beheren van crediteuren ook een belangrijke taak. U kunt in Exact hiervoor een ouderdomsanalyse maken. Via deze analyse is het mogelijk om te zien hoe lang de crediteuren al openstaan.

Verkopen (debiteuren)

Om te beginnen moet u natuurlijk uw eigen facturen goed aanpakken. Stel uzelf hierbij altijd de vraag: voldoen mijn facturen wel aan de eisen van de belastingdienst? Zo ja, top! Zo niet, dan kunnen wij u gelukkig ook hiermee helpen! Lees hier in onze blog alles over: Facturen opstellen, hoe doe je dat?

Nadat de facturen correct zijn opgesteld, is het ook belangrijk om deze overzichtelijk te bewaren. U kunt hiervoor gebruik maken van een oplopende nummering. Dit werkt makkelijker en professioneler. Bovendien is het tegenwoordig handig om digitaal te factureren (pdf per mail). Bij Exact boekhoudsoftware kunt u een nummer invoeren waar de nummering begint, waarna deze automatisch doortelt.

Nalatigheid van debiteuren is natuurlijk iets waar niemand op staat te wachten. Om hier meer grip op te hebben moet u uw debiteurenoverzicht goed bijhouden en op tijd betalingsherinneringen versturen. Dit houdt uw cashflow gezond!

Terugkomend op het besparen van tijd: boekingen en facturen worden tegelijkertijd gemaakt als u een koppeling maakt tussen uw factureringssysteem en uw boekhouding. Ook om opstapeling te voorkomen is het een goed idee om kas en bank regelmatig bij te houden.

Bank en kas

Het handmatig overnemen van afschrijvingen en betalingen kost veel tijd en vergroot de kans op fouten. Goede boekhoudingssoftware biedt de mogelijkheid om bankbestanden te importeren. De grotere banken bieden een automatische koppeling aan.

Vergeet niet om gebruik te maken van toewijzingsregels voor de bankboekingen. Hiermee  automatiseert u namelijk de toewijzing van geïmporteerde banktransacties. Uw boekhoudsoftware herkent dus automatisch op welke grootboekrekening er geboekt moet worden, met welke relatie en met welke BTW-code.

Stel dat u te maken heeft met contante betalingen en uitgaven. Vanwege de aard van deze betalingen/ontvangsten, is het moeilijker om deze te controleren. Om nu onaangename verassingen te voorkomen, is het belangrijk dat u uw kasboek dagelijks bijhoudt.

Heeft u een te lange lijst aan openstaande posten voor debiteuren? Voer dan uw kredietlimiet in bij uw bankdagboek. Dit is het maximale toegestane bedrag aan openstaande posten voor debiteuren. De limiet moet worden doorgegeven aan de debiteur, zodat zij tijdig herinneringen krijgen.

Nauwkeurigheid

Onnauwkeurigheid tijdens het inboeken is een no go! Het kost u achteraf alleen maar dubbel veel zo tijd en moeite. Indien uzelf degene bent die het inboekwerk doet, is het misschien handig om hier wekelijks één dag voor uit te trekken. U voorkomt op deze manier opstapelingen aan het eind van de maand.  Bovendien, als een transactie langer geleden is, wordt het steeds moeizamer om de details terug te zoeken.

Misschien staat u hier niet snel bij stil, maar het kan handig zijn om op een factuur het boekstuknummer te noteren dat door het systeem worden toegewezen. U kunt de facturen dan later gemakkelijker terugvinden.

Afhankelijk van de grootte van uw onderneming, kan het aantal verschillende facturen enorm groot zijn. Voor een goed overzicht is het daarom van belang dat u gebruik maakt van standaardomschrijvingen. Deze omschrijvingen dienen vandaag duidelijk te zijn, maar ook over twee jaar. Schrijf dus altijd goed in de omschrijving waar het om gaat met de bijbehorende periode.

Dat u over uw vast activa moet afschrijven, wist u waarschijnlijk al. Maar wist u ook dat boekhoudpakketten tegenwoordig een speciale activa module hebben? Deze module maakt het mogelijk om alles tot op de cent nauwkeurig af te schrijven. Dus een zeer geschikte optie als u duurzame activa heeft. Daarnaast dient u ook de afschrijvingsmethode te bepalen. Hierbij valt te denken aan lineair afschrijven, waarbij u met een vast bedrag afschrijft of afschrijven via de annuïteiten methode. De activa-administraties biedt ook geavanceerdere opties, zoals het toevoegen van een foto of het bijhouden van een restwaarde.

Controleren van de grootboekrekeningen

Ook al klinkt het vanzelfsprekend, controleer toch regelmatig de grootboekrekeningen op fouten en laat uw boekhouder de boekhouding regelmatig nalopen. Bij het controleren kunt u bijvoorbeeld kijken of u de grootboeken consequent heeft gebruikt en of u geen facturen mist. Nog een tip op de controle vlak: controleer periodiek de aansluiting van de btw-rekeningen met de daarbij horende omzetrekeningen.

Bewaren van de administratie

Als we het hebben over het bewaren van uw administratie, dan dient u als eerst aan het bewaarplicht van de belastingdienst te voldoen. De belastingdienst stelt namelijk de eis dat u uw administratie minimaal  7 jaar dient te bewaren. Documenten van onroerende zaken dient u overigens 10 jaar te bewaren. U moet facturen bewaren in de vorm waarin u ze heeft binnengekregen, dus papieren facturen moet u ook op papier bewaren.

Ga zorgvuldig om met uw administratie en zorg ervoor dat alle stukken die belangrijk zijn, ordelijk en overzichtelijk worden bewaard. Zoals er eerder ook al stond bij de boekhouding tips onder het kopje verkopen, is het ook hier van belang dat u bankafschriften oplopend op nummer bewaard en bewijsstukken toevoegt.

Overige tips voor uw boekhouding

U heeft dit misschien vaker al gelezen in onze blogs, maar het ook nu weer een goed punt om te noemen. Het scheelt in zekere mate verwarring en extra werk als u privé en zakelijk gescheiden houdt. Dit geldt bovendien ook voor bankrekeningen. Verder is het ook aan te raden om jaarlijks een begroting op te stellen en te gaan budgetteren om uw uitgaven onder controle te houden. Boekhoudsoftware zoals Exact, kan u helpen om de begroting constant naast de huidige stand van zaken te houden.

Maar hoe kunt u dan de trends van uw onderneming ontdekken? Simpel! Vergelijk periodiek de resultaten van het huidige jaar en de voorgaande jaren.

Tot slot

Zijn er nog onduidelijkheden over de boekhouding tips? Of heeft u misschien andere inhoudelijke vragen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen! U kunt een email sturen naar info@sfaa.nl. Heeft u liever telefonisch contact? Bel ons dan op het nummer 020-2610723. SFAA helpt u graag met uw boekhouding!

Wist u dat SFAA nu ook gratis templates aanbiedt?

Wist u dat SFAA nu ook gratis templates aanbiedt?

Kost het u veel tijd om diverse fiscale overeenkomsten of verzoeken op te stellen? SFAA helpt u graag bij het vergemakkelijken en versnellen van uw werk, zodat u nog meer plezier kunt hebben van het ondernemen!

Op onze website vindt u onder het kopje ‘Over ons’ de veel gestelde vragen. Als u daarop klikt en vervolgens naar het kopje ‘Gratis templates’ gaat, dan ziet u een overzicht van alle templates die u bij ons kunt opvragen, gesorteerd op categorie.

De templates

De templates die wij aanbieden zijn verdeeld over 17 categorieën. Onder elke categorie staan verschillende templates die erg handig kunnen zijn! Wij bieden bijvoorbeeld diverse templates aan met betrekking tot het oprichten van een B.V. zoals een aandeelhoudersovereenkomst. Ook bieden wij templates aan voor aangiftes en verzoeken naar de belastingdienst toe, bijvoorbeeld: verzoek om kwijtschelding of verzoek om uitstel van betaling. Daarnaast zijn er templates beschikbaar die vallen onder de categorie lenen, of werk en personeel. Templates met betrekking tot BTW / IB / Vpb kunt u ook aanvragen via onze website. Kortom, u zult mogelijk alle templates terugvinden waar u naar opzoek bent. Neem dus gerust een kijkje op onze website.

Hoe kunt u een template opvragen? Simpel! Stuur een email naar info@sfaa.nl. Vermeld in de email de naam van de template en tot welke categorie deze behoort. Wij zullen de template per mail terugsturen.

SFAA helpt u graag als u nog vragen heeft over de templates. Voor al uw vragen kunt u bellen naar het nummer 020-2610723 of een email sturen naar info@sfaa.nl.

Tips voor uw inkomstenbelasting (IB)!

De inkomstenbelasting staat weer voor de deur, in deze blog vertellen wij u hier over en wijzen wij u op tips en belangrijke aftrekposten.

Vanaf 1 maart staat de aangifte inkomstenbelasting (IB) voor u klaar.

Een algemene tip is om sommige kosten vooruit te betalen. Gaat u in 2016 een lager belastingtarief betalen, omdat u de AOW leeftijd bereikt? Of haalt u een drempelbedrag net niet? Dan kan dit een interessante optie zijn.

Daarnaast geldt dat als het inkomen in drie opvolgende jaren sterk varieert, kan middeling interessant zijn. Check dit zelf even op berekenhet.nl/middelen en zie snel of u wat terug krijgt.

Voor de inkomstenbelasting zijn uw vermogen en uw aftrekposten verdeeld in drie categorieën, deze worden boxen genoemd. Binnen iedere box geldt een apart tarief waartegen de inkomsten worden belast. De boxen zijn:

Box 1: belastbaar inkomen uit werk en woning

Box 2: belastbaar inkomen uit aanmerkelijk belang

Box 3: belastbaar inkomen uit sparen en beleggen

Hieronder zijn staan de boxen kort uitgelegd met tips voor u, zodat u geen aftrekposten mist.

Box 1: belastbaar inkomen uit werk en woning

Hierin vallen onder meer de winst uit uw onderneming, loon, uitkering, pensioen, inkomsten als freelancer en het eigenwoningforfait. Kortom, alles wat u direct verdient plus het huis waarin u woont. Belangrijke aftrekposten binnen deze box zijn de reisaftrek openbaar vervoer en uitgaven voor inkomensvoorzieningen.

Heeft u uw hypotheek overgesloten? Dan heeft u wellicht recht op aftrek van de kosten hiervan. Dit kunnen onder andere afsluitings-, advies-, taxatie- en notariskosten zijn. Ook de lijfrentepremie is deels aftrekbaar, dit bedrag hangt af van uw inkomen.

Heeft u uw huis verhuurt? Bijvoorbeeld via Airbnb? Dat moet u 70% van de inkomsten aangeven als “inkomsten uit tijdelijke verhuur”. Hiervan mag u wel de kosten aftrekken, zoals wervingskosten, extra stookkosten en schoonmaakkosten. Vaste lasten mag u niet aftrekken.

Giften aan goede doelen? ANBI’s (Algemeen Nut Beogende Instellingen, erkende goede doelen), mag u in sommige gevallen aftrekken. Eenmalige giften mag u aftrekken als deze tussen de 1% en de 10% zijn van de inkomens uit alle boxen bij elkaar met een minimum van € 60. Periodieke schenkingen mag u aftrekken als deze middels een speciaal formulier zijn aangegeven bij de belastingdienst. Doet u een schenking aan een goed doel zonder ANBI erkenning? Dan is deze niet aftrekbaar. Kijk hier na of de organisatie die u steunt een ANBI is. Vrijwilligerswerk is in bepaalde gevallen aftrekbaar als “gift in natura”. Voor culturele ANBI’s gelden deels andere regels.

Heeft u in 2015 een opleiding gevolgd? Dan kunt u ook deze kosten mogelijk aftrekken. De belangrijkste voorwaarden hiervoor zijn dat de kosten niet worden vergoed door werkgever of ouders en dat u rekening houd met een niet-aftrekbare drempel van €250.

Box 2: belastbaar inkomen uit aanmerkelijk belang

Hierin vallen dividend en winst uit de verkoop van aandelen als u een meerderheidsbelang heeft. Een meerderheidsbelang heeft u als u, eventueel met uw fiscale partner, minimaal 5% hebt van bijvoorbeeld de aandelen van een BV of het stemrecht in een coöperatie of vereniging. Dit is voor iedere DGA het geval.

Box 3: belastbaar inkomen uit sparen en beleggen

Hierin vallen onder meer spaargeld, aandelen en een tweede woning. De belastingdienst gaat standaard uit van een rendement van 4%, exclusief heffingsvrij vermogen en ouderentoeslag. Heeft u een fiscale partner? Dan telt u zowel het vermogen als het heffingsvrije vermogen bij elkaar op.
Binnen deze box mag u schulden van de bezittingen aftrekken. Dit kan bijvoorbeeld een lening of rood staan bij de bank zijn. Hiervoor moet de totale schuld wel hoger zijn dan €3.000.

Is door een onderneming waarvan u aandelenbezit dividendbelasting afgedragen? Dan mag u deze in mindering brengen op uw eigen te betalen dividendbelasting.

Fiscaal partnerschap

Het is al eerder genoemd, het fiscaal partnerschap. Hiervan is bijvoorbeeld sprake als u getrouwd bent, een samenlevingscontract heeft of samen een kind heeft. Hier kunt u beoordelen of er sprake is van fiscaal partnerschap. Voordelen zijn onder meer dat u de aftrekposten gunstig mag verdelen en dat u het heffingsvrij vermogen bij elkaar op mag tellen. Een nadeel is onder andere dat sommige aftrekposten niet of minder snel van toepassing zijn op fiscale partners, zo wordt ook het drempelbedrag van giften aan ANBI’s bij elkaar opgeteld.

Tot slot

De inkomstenbelasting is een complex proces dat niet in één blog geheel te bespreken is, ook niet in tien blogs. Deze blog geeft dan ook een overzicht van de belangrijkste aandachtspunten, zonder compleet te zijn. Een toegesneden advies voor uw situatie is alleen haalbaar in persoonlijk contact.

Wilt u hulp bij de inkomstenbelasting of deze geheel uitbesteden? Of wilt u advies over het fiscaal partnerschap? SFAA doet de inkomstenbelasting voor veel particulieren en ondernemers! Neem vrijblijvend contact op door te bellen naar 020-2610723 of via mail op info@sfaa.nl.

 Tips voor uw inkomstenbelasting