Berichten

Het belang van een goede cashflow

Cashflow is de stroom van geld (ook wel cash) die in en uit je bedrijf vloeit. Dit doordat je facturen betaald, maar ook betalingen binnenkrijgt van klanten. Cashflow is misschien wel het belangrijkste van je onderneming, het zorgt ervoor dat je je personeel kunt betalen, je rekeningen kunt betalen en kunt groeien met je onderneming. Hierom is het ook erg belangrijk om je cashflow te monitoren en ervoor te zorgen dat je cashflow goed is.

Dit kun je doen door bijvoorbeeld een goed debiteuren beleid te handhaven om zo laat of wanbetalers te vermeiden.

Want geloof het of niet, maar veel faillissementen komen door een te kort aan cashflow waardoor betalingsproblemen ontstaan en schulden worden gemaakt.

Waarom cashflow zo belangrijk is

Cashflow is de graadmeter voor de financiële gezondheid van je onderneming. Op het moment dat je veel cashflow hebt komt er veel geld binnen en kunnen rekeningen dus ook gemakkelijk worden betaald. Ligt dit stil dan kunnen rekeningen niet worden betaald waardoor schulden ontstaan. En zoals we allemaal weten kost dit geld.

In de coronacrisis werd al snel duidelijk dat bedrijven die dicht moesten niet rond konden komen zonder staatsteun. Dit laat nogmaals zien hoe belangrijk het is om een goede cashflow te hebben.

Op het moment dat je een lening wilt aanvragen (voor bijvoorbeeld de aanschaf van een bedrijfspand) kijkt de bank vaak voornamelijk naar de liquiditeit van je onderneming, naar je cashflow dus.

Wat kun je doen om je cashflow te verbeteren?

Gemiddeld verliezen bedrijven jaarlijks 2.5% van hun omzet door niet betaalde facturen. Over het algemeen zijn dit kleine bedragen, maar bij elkaar gaat dat dus om veel geld.

Om je cashflow te verbeteren moet je eerst weten hoe je je cashflow kunt meten. Dit doe je door alle geldstromen uit je bedrijf af te trekken van alle geldstromen naar je bedrijf toe. Je trekt dus je uitgaven van je inkomsten af. Dit kun je gemakkelijk zien in het dashboard van je onlineboekhoudsoftware.

Door je cashflow in de gaten te houden zal je wellicht opmerken dat je ergens nog op kunt verbeteren. Dit kan zijn het zelf betalen van je rekeningen binnen de verplichte tijd om zo boetes te voorkomen. Maar ook ervoor zorgen dat je debiteuren hun rekeningen op tijd betalen en dit niet wordt vergeten.

Door standaard een betalingstermijn op je facturen te hebben kun je ervoor zorgen dat debiteuren sneller over gaan op betaling.  Ook kun je bij grote projecten kiezen voor een betaling vooraf.

Factureer direct na levering, op deze manier laat je zo snel mogelijk de betalingstermijn in gaan. Ook helpt het toevoegen van een betaling via bijvoorbeeld IDeal met het betaald krijgen van de facturen.

Wil je een helemaal snelle betaling van de facturen dan zou je kunnen werken met een kleine korting op het bedrag wanneer er binnen 7 of 5 dagen wordt betaald. Maar doe dit alleen op het moment dat cashflow het belangrijkste is wat je op dat moment nodig hebt.

Slechte cashflow door wan betalende grote bedrijven?

Ben jij een mkb-ondernemer of zzp’er en lever je aan grote bedrijven? Als je niet binnen de afgesproken betaaltermijn betaald krijgt, dan kun je dit vanaf 26 januari anoniem melden bij het tijdelijk Meldpunt Achterstallige Betalingen van de Autoriteit Consument & Markt.

Dit is bedacht door de overheid om grote bedrijven, bij wie het lastig is om als MKB’er alleen aan de bel te trekken, niet ongestraft weg te laten komen met het betalen van facturen buiten de betalingstermijn.

Crediteuren beheer om je cashflow te verbeteren

Met crediteurenbeheer betaal jij facturen aan jouw leveranciers op tijd, maar niet te vroeg. Je maakt een betaalplanning waarbij je niet alle rekeningen tegelijk betaalt. Daarbij hanteer je de maximale betalingstermijn van de factuur maar je betaalt wel op tijd.

Zo kun je optimaal gebruik maken van de cash in jouw onderneming, maar voorkom je boetes door te laat betalen van je facturen.

Nog meer manieren om je cashflow te verbeteren

Je hebt in deze blog gelezen waarom cashflow zo belangrijk is voor je onderneming en de groei hiervan. Wil je meer tips over hoe je je cashflow kunt verbeteren? Lees onze blog met 5 tips om je cashflow te verbeteren.

SFAA is een online administratiekantoor wat jouw administratie volledig in de cloud kan voeren. Zo heb je overal, waar ter wereld, een real-time inzicht in de financiële gezondheid van je onderneming.

Vraag een gratis adviesgesprek aan en zie wat wij voor jou kunnen betekenen.

Wat is Factoring en wat zijn de voor/nadelen?

De term factoring, je hebt hem misschien al eens voorbij horen komen. Maar wat houdt dit precies in? En misschien nog wel belangrijker, wat zijn de voor en nadelen? In deze blog zullen we dat aan je uitleggen!

Wat is factoring?

Factoring is een alternatieve vorm van financiering voor ondernemers. Je verkoopt namelijk jouw openstaande facturen aan een factoring bedrijf,  dit bedrijf betaalt jou direct voor deze openstaande facturen waardoor je niet op de betalingstermijn hoeft te wachten.

Hier staat vaak tegenover dat het factoring bedrijf een percentage van de factuur voor zichzelf houdt (of een vast bedrag per factuur, dit hangt af van het bedrijf).

Voordelen van factoring

Als je eigenaar bent van een bedrijf dan komt het je ongetwijfeld bekend voor dat een klant aan wie jij je product of dienst geleverd hebt niet snel betaald. Zo heb je een betalingstermijn die gemiddeld op 31 dagen ligt in Nederland. (exact)

Deze betalingstermijn kan worden overgeslagen wanneer je je facturen aan een factoringsbedrijf verkoopt, zo heb je soms al binnen 24 uur je geld op je rekening.

Hiermee heb je ook het risico van wanbetalers vermeden, want ondanks de betalingstermijn zal je vast gemerkt hebben dat sommige bedrijven hier geen rekening mee houden, en je laten wachten op je zuurverdiende geld.

Hierdoor wordt de liquiditeit van je onderneming verhoogd, je krijgt immers vrijwel direct betaald voor je geleverde diensten/producten.

Dit klinkt allemaal als muziek in de oren van de ondernemer, maar hier zit natuurlijk ook nog een keerzijde aan.

Nadelen van factoring

Het grootste nadeel aan factoring is dat je een gedeelte van het factuurbedrag moet inleveren aan het factoring bedrijf. Meestal bestaande uit een vooraf afgesproken bedrag of een percentage van het factuurbedrag.

Hierdoor lever je dus een gedeelte van de winst die je met jouw onderneming maakt in voor een stukje veiligheid en snelheid van de betaling.

Een ander nadeel is dat het factoringsbedrijf geen rekening houdt met de relatie tussen jou en de klant ze hanteren de betalingstermijn en luisteren niet naar de klant wanneer deze bijvoorbeeld niet aan de termijn kan voldoen.

Klanten kunnen dit natuurlijk als een nadeel ervaren omdat het een minder persoonlijke aanpak is dan ze gewend zijn.

Is het voordelig voor mijn onderneming?

Dit hangt compleet af van je situatie, ben je hard aan het groeien met je bedrijf en heb je hierdoor een hoge behoefte aan liquiditeit dan kan factoring erg voordelig zijn. Maar hechten klanten veel waarde aan het persoonlijke contact en begrip dan kan factoring zorgen voor vertrek van klanten, waardoor het nadelig kan uitpakken.

Op papier kan factoring er dus erg voordelig uitzien, maar bekijk de situatie goed en bepaal aan de hand daarvan of het voordelig genoeg is voor jouw onderneming.

Hulp nodig bij het bepalen of dit een verstandige stap is voor jouw onderneming of misschien wel over een heel ander onderwerp? Neem contact met ons op! SFAA is here to help. Je kunt altijd een gratis sparsessie met een van onze financiële rekenwonders aanvragen! Direct iemand spreken? Bel dan naar

Tips voor uw boekhouding

Boekhouden, het financiële plaatje laten kloppen, goed inzicht hebben in de cijfers, u als ondernemer herkent dit zeker. Het boekhouden kan veel tijd in beslag nemen. Wij willen u daarom hier graag mee helpen door deze week een blog te schrijven met onmisbare tips voor uw boekhouding!

Met de volgende boekhouding tips hopen wij dat u sneller en effectiever te werk kunt gaan bij het boekhouden.

Inrichten van uw administratie

Bij het inrichten van uw administratie is het handig om een gestandaardiseerd schema van grootboeken te gebruiken. Hierin staan vaak namelijk de meest voorkomende grootboekrekeningen en zijn deze al ingedeeld in categorieën. U heeft hierdoor een duidelijk overzicht van uw winst of verlies aan het eind van het jaar, en u kunt de cijfers gegroepeerd bekijken. SFAA richt uw administratie graag in met ons bewezen effectieve schema!

Ook kunt u bij het inrichten van uw administratie extra aandacht geven aan de verschillende soorten kosten. Zo kunt u voor een beter inzicht bijvoorbeeld kosten splitsen per project of per afdeling. Wilt u ook meer inzicht in uw omzet, omdat u bijvoorbeeld omzet per klant, artikelgroep of verkoopkanaal wilt weten? Dan is het handig om gebruik te maken van meerdere omzetrekeningen.

Als u een nieuwe klant of leverancier aanmaakt, kunt u het beste ook direct een standaard grootboekrekening, betalingsconditie en btw-code koppelen. Hierdoor hoeft u deze informatie niet telkens in te voeren. Bovendien weet u door de koppeling tussen de btw-codes en btw-vakken zeker dat de aangiftes kloppen.

Wij raden u daarnaast aan zoveel mogelijk informatie over de nieuwe klant of leverancier in te vullen. Als u bijvoorbeeld telefoonnummer en website invult, creëert u gelijk een database van uw relaties.

Inkopen (crediteuren)

Om inkoopboekingen gemakkelijk te verwerken, is het handig om bij het inboeken van facturen het factuurnummer over te nemen. Hiermee herkent u de factuur makkelijk in de lijst met facturen. Hiernaast is het beheren van crediteuren ook een belangrijke taak. U kunt in Exact hiervoor een ouderdomsanalyse maken. Via deze analyse is het mogelijk om te zien hoe lang de crediteuren al openstaan.

Verkopen (debiteuren)

Om te beginnen moet u natuurlijk uw eigen facturen goed aanpakken. Stel uzelf hierbij altijd de vraag: voldoen mijn facturen wel aan de eisen van de belastingdienst? Zo ja, top! Zo niet, dan kunnen wij u gelukkig ook hiermee helpen! Lees hier in onze blog alles over: Facturen opstellen, hoe doe je dat?

Nadat de facturen correct zijn opgesteld, is het ook belangrijk om deze overzichtelijk te bewaren. U kunt hiervoor gebruik maken van een oplopende nummering. Dit werkt makkelijker en professioneler. Bovendien is het tegenwoordig handig om digitaal te factureren (pdf per mail). Bij Exact boekhoudsoftware kunt u een nummer invoeren waar de nummering begint, waarna deze automatisch doortelt.

Nalatigheid van debiteuren is natuurlijk iets waar niemand op staat te wachten. Om hier meer grip op te hebben moet u uw debiteurenoverzicht goed bijhouden en op tijd betalingsherinneringen versturen. Dit houdt uw cashflow gezond!

Terugkomend op het besparen van tijd: boekingen en facturen worden tegelijkertijd gemaakt als u een koppeling maakt tussen uw factureringssysteem en uw boekhouding. Ook om opstapeling te voorkomen is het een goed idee om kas en bank regelmatig bij te houden.

Bank en kas

Het handmatig overnemen van afschrijvingen en betalingen kost veel tijd en vergroot de kans op fouten. Goede boekhoudingssoftware biedt de mogelijkheid om bankbestanden te importeren. De grotere banken bieden een automatische koppeling aan.

Vergeet niet om gebruik te maken van toewijzingsregels voor de bankboekingen. Hiermee  automatiseert u namelijk de toewijzing van geïmporteerde banktransacties. Uw boekhoudsoftware herkent dus automatisch op welke grootboekrekening er geboekt moet worden, met welke relatie en met welke BTW-code.

Stel dat u te maken heeft met contante betalingen en uitgaven. Vanwege de aard van deze betalingen/ontvangsten, is het moeilijker om deze te controleren. Om nu onaangename verassingen te voorkomen, is het belangrijk dat u uw kasboek dagelijks bijhoudt.

Heeft u een te lange lijst aan openstaande posten voor debiteuren? Voer dan uw kredietlimiet in bij uw bankdagboek. Dit is het maximale toegestane bedrag aan openstaande posten voor debiteuren. De limiet moet worden doorgegeven aan de debiteur, zodat zij tijdig herinneringen krijgen.

Nauwkeurigheid

Onnauwkeurigheid tijdens het inboeken is een no go! Het kost u achteraf alleen maar dubbel veel zo tijd en moeite. Indien uzelf degene bent die het inboekwerk doet, is het misschien handig om hier wekelijks één dag voor uit te trekken. U voorkomt op deze manier opstapelingen aan het eind van de maand.  Bovendien, als een transactie langer geleden is, wordt het steeds moeizamer om de details terug te zoeken.

Misschien staat u hier niet snel bij stil, maar het kan handig zijn om op een factuur het boekstuknummer te noteren dat door het systeem worden toegewezen. U kunt de facturen dan later gemakkelijker terugvinden.

Afhankelijk van de grootte van uw onderneming, kan het aantal verschillende facturen enorm groot zijn. Voor een goed overzicht is het daarom van belang dat u gebruik maakt van standaardomschrijvingen. Deze omschrijvingen dienen vandaag duidelijk te zijn, maar ook over twee jaar. Schrijf dus altijd goed in de omschrijving waar het om gaat met de bijbehorende periode.

Dat u over uw vast activa moet afschrijven, wist u waarschijnlijk al. Maar wist u ook dat boekhoudpakketten tegenwoordig een speciale activa module hebben? Deze module maakt het mogelijk om alles tot op de cent nauwkeurig af te schrijven. Dus een zeer geschikte optie als u duurzame activa heeft. Daarnaast dient u ook de afschrijvingsmethode te bepalen. Hierbij valt te denken aan lineair afschrijven, waarbij u met een vast bedrag afschrijft of afschrijven via de annuïteiten methode. De activa-administraties biedt ook geavanceerdere opties, zoals het toevoegen van een foto of het bijhouden van een restwaarde.

Controleren van de grootboekrekeningen

Ook al klinkt het vanzelfsprekend, controleer toch regelmatig de grootboekrekeningen op fouten en laat uw boekhouder de boekhouding regelmatig nalopen. Bij het controleren kunt u bijvoorbeeld kijken of u de grootboeken consequent heeft gebruikt en of u geen facturen mist. Nog een tip op de controle vlak: controleer periodiek de aansluiting van de btw-rekeningen met de daarbij horende omzetrekeningen.

Bewaren van de administratie

Als we het hebben over het bewaren van uw administratie, dan dient u als eerst aan het bewaarplicht van de belastingdienst te voldoen. De belastingdienst stelt namelijk de eis dat u uw administratie minimaal  7 jaar dient te bewaren. Documenten van onroerende zaken dient u overigens 10 jaar te bewaren. U moet facturen bewaren in de vorm waarin u ze heeft binnengekregen, dus papieren facturen moet u ook op papier bewaren.

Ga zorgvuldig om met uw administratie en zorg ervoor dat alle stukken die belangrijk zijn, ordelijk en overzichtelijk worden bewaard. Zoals er eerder ook al stond bij de boekhouding tips onder het kopje verkopen, is het ook hier van belang dat u bankafschriften oplopend op nummer bewaard en bewijsstukken toevoegt.

Overige tips voor uw boekhouding

U heeft dit misschien vaker al gelezen in onze blogs, maar het ook nu weer een goed punt om te noemen. Het scheelt in zekere mate verwarring en extra werk als u privé en zakelijk gescheiden houdt. Dit geldt bovendien ook voor bankrekeningen. Verder is het ook aan te raden om jaarlijks een begroting op te stellen en te gaan budgetteren om uw uitgaven onder controle te houden. Boekhoudsoftware zoals Exact, kan u helpen om de begroting constant naast de huidige stand van zaken te houden.

Maar hoe kunt u dan de trends van uw onderneming ontdekken? Simpel! Vergelijk periodiek de resultaten van het huidige jaar en de voorgaande jaren.

Tot slot

Zijn er nog onduidelijkheden over de boekhouding tips? Of heeft u misschien andere inhoudelijke vragen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen! U kunt een email sturen naar info@sfaa.nl. Heeft u liever telefonisch contact? Bel ons dan op het nummer 020-2610723. SFAA helpt u graag met uw boekhouding!