Berichten

Handige tools Exact Mijn[Kantoor]

Nieuws voor alle Exact Mijn[Kantoor] gebruikers, je kunt namelijk makkelijker factureren vanuit de Exact omgeving. Daarnaast zijn er nog een paar kleine veranderingen in de Exact Mijn[Kantoor] omgeving die alles een stukje makkelijker moeten maken.

Wat betekent dit precies?

Momenteel ben je wellicht veel tijd kwijt met het handmatig aanleveren van facturen of het inscannen van facturen. Of misschien gebruik je hier een losse facturatie-tool voor.  Dit kan vanaf nu veel efficiënter! Wij hebben een mail gehad van Exact over een nieuwe methode om het facturen aanleveren te versimpelen in de Mijn[Kantoor] omgeving.

Door ons de add-on toe te laten voegen kun je gemakkelijk in jouw Exact omgeving verkoopfacturen en herinneringen versturen.

In de add-on is artikelbeheer beschikbaar gemaakt en kan binnenkort via Mollie banklinks (iDeal) worden betaald door je klanten. Lees hieronder wat dit allemaal precies inhoudt.

Verkoopfactuur aanmaken:

Vanaf nu kun je dus verkoopfacturen klaarzetten, versturen en herinneringen versturen. Aan deze verkoopfacturen kun je ook een iDeal betaling (mollie banklink) toevoegen. Het aanmaken van een verkoopfactuur ziet er als volgt uit:

Als je op nieuw klikt zie je direct een verkoopfactuur staan, hierin kun je een bestaande relatie toevoegen of een nieuwe relatie aanmaken.

Een standaard artikel staat al op de factuur, deze kun je veranderen naar het artikel wat op die factuur moet komen te staan. Ook kun je meerdere artikelen toevoegen indien dat nodig is.

Wat ook nieuw is dat je een omschrijving kan toevoegen aan de factuur, zo weet de ontvanger direct waar het over gaat. Vervolgens kun je de factuur direct versturen via de e-mail.

Je kan bij het versturen van de verkoopfactuur vervolgens aanvinken of je betaling via de Mollie-link wilt toevoegen voor de specifiek factuur, zo kan jouw factuur nog sneller worden betaald.  Dit moet wel van te voren één keer worden ingeschakeld, wil je dat wij dit voor je doen neem dan contact op met je persoonlijke accountmanager.

Artikelbeheer

Het toevoegen van de artikelen in het artikelbeheer ziet er als volgt uit. Je opent de Mijn[Kantoor] omgeving en navigeert naar de verkoop omgeving via de navigatiebalk.

Hier zie je de artikelen lijst, in de artikelen lijst kun je eenvoudig een nieuw artikel toevoegen. Hier kan je een artikel toevoegen door de artikel code, omschrijving, prijs, btw code en eenheid in te vullen. Door dit artikel vervolgens op te slaan zie je het artikel in de artikelenlijst staan. Zo kun je ook dit artikel toevoegen aan je verkoopfacturen.

Lijkt dit je handig?

Lijken deze functies je handig? Neem dan contact op met je persoonlijke accountmanager! Wij zullen er voor zorgen dat het geïmplementeerd wordt in jouw omgeving zodat jij zelfstandig aan de slag kan. Heb je daarna nog vragen? We helpen je graag verder. Nog geen klant bij SFAA? Vraag een gratis adviesgesprek aan en zie hoe makkelijk boekhouden in de cloud is. 

Administratiekantoor SFAA de grote winnaar van de Exact Cloud Award 2018/2019

SFAA: Winnaar Exact Cloud Award 2018/2019

Jong administratiekantoor zet de sector op zijn kop!

Woensdag 10 oktober 2018 was het groot feest bij Administratiekantoor SFAA. Het Amsterdamse administratiekantoor wist namelijk de Exact Cloud Awards te winnen. In een zinderende finale wist SFAA vijf andere finalisten voor te blijven en werd het uitgeroepen tot het beste administratiekantoor van Nederland.

Enorm trots

De Exact Cloud Award is dé jaarlijkse verkiezing voor accountants- en administratiekantoren in Nederland. De grootste leverancier van administratiesoftware roept Administratiekantoor SFAA daarmee uit tot hét administratiekantoor dat het innovatiefst is en het meest excelleert in samenwerking met klanten. Eigenaar Annelie Snijder is enorm trots op haar team en haar bedrijf: “Samenwerking is enorm belangrijk voor ons. Wij helpen ondernemers om beter te worden en zetten altijd in op innovatie. Het is geweldig om te merken dat dat ook echt werkt en gezien wordt!”

Jong kantoor: uniek in de sector

Door zijn overwinning schudt Administratiekantoor SFAA de sector op. De innovatieve werkwijze, moderne communicatiemiddelen en het slimme gebruik van de cloud dragen bij aan het succes. Opvallend is dat het administratiekantoor uit slechts 9 leden (m/v) bestaat met een gemiddelde leeftijd van 28. Uniek in de sector! Annelie: “Zo’n jong team snapt het belang van moderne communicatiemiddelen, real-time inzicht en dat je met behulp van innovaties veel zaken slimmer kunt organiseren. Zo gebruiken we vlogs om nieuwe processen en tools uit te leggen. Dat doen we onder meer voor The Avocado Show, 5miles, Boatsters, Colourful Rebel en GreenHome.”

Overtuigende pitch: krachtig totaalplaatje

Uit het juryrapport blijkt dat de jury veel waardering heeft voor de passie en missie van SFAA:

“Eigenaar Annelie Snijder en haar team helpen klanten met bedrijfseconomische blik aan groei. Een realtime administratie staat daarbij voorop. Cloud en innovatie zitten in de kassa van de klant. Indrukwekkend dat SFAA op afstand zaken in het kassasysteem aanpast om zo de administratieve processen te verbeteren en de managementrapportages klaar te hebben voor de 10e van de nieuwe maand.”

Bovendien overtuigde eigenaar Annelie Snijder met haar pitch ‘passie, prezi en missie’. De winnende pitch is hier te bekijken.

Over Administratiekantoor SFAA

Administratiekantoor SFAA werkt voor bedrijven uit alle branches. Wij hebben hierdoor enorm veel kennis in huis. De financiële en fiscale helden én heldinnen van SFAA weten dus waar ze over praten. Zo hebben wij in het team super precieze administrateurs, bedrijfskundigen en slimme financieel adviseurs. We zijn allemaal fanatiek als het gaat over financiën en het helpen van ondernemers. Voordat je tegen een financieel of fiscaal struikelblok aanloopt heeft Administratiekantoor SFAA het al opgelost. Maak hier kennis met administratiekantoor SFAA.

Financieel advies van het beste administratiekantoor van Nederland

Hoe ziet de kostenstructuur van jouw bedrijf er precies uit? En wat zijn je maandelijkse uitgaven en investeringen? Grote kans dat je als ondernemer dit niet allemaal overzichtelijk op een rijtje hebt. Je hebt het immers al druk genoeg! Daarom kun jij wel een administratiekantoor gebruiken die je proactief kan adviseren over je financiële administratie. En wie kan nou beter helpen dan het beste administratiekantoor van Nederland? Twijfel niet en neem contact met ons op! Stuur een e-mail naar info@sfaa.nl of bel direct naar +31 20-2610723. Onze financiële helden helpen je graag!

11 voordelen van online boekhouden

Bij Sfaa.nl zijn we groot fan van online boekhouden. Eerlijk gezegd begrijpen we niet dat nog niet iedereen de boekhouding in de cloud regelt. Want het is gewoon veel makkelijker. Dus voor iedereen die nog twijfels heeft, meer wil weten over online boekhouden en voor iedereen die het fijn vind om in zijn keuze voor online boekhouden bevestigd te worden; de 11 voordelen van online boekhouden op een rij.

1. Online boekhouden is inzichtelijk

Hoeveel komt er deze maand binnen? Wat gaat er uit? Hoe hoog is de omzet? Je checkt het met een paar muisklikken. In het online boekhoud programma waar SFAA mee werkt, Exact Online, zijn er verschillende rapportage opties om een nog beter inzicht te krijgen in de administratie.

2. Online boekhouden kost veel minder tijd

Bonnetjes scan je in met je smartphone. Je voert je gegevens één keer in en ze worden meteen verwerkt. Je hebt nooit gedoe met facturen en of bonnetjes terug zoeken. Daarnaast controleren de meeste boekhoudprogramma’s op dubbele facturen en wordt je gewaarschuwd als je boeking niet in evenwicht is. En aan het eind van het jaar maak je super makkelijk een jaarrekening.

3. Online boekhouden is goedkoper

Doordat online boekhouden sneller en efficiënter is is je boekhouder er minder uren mee bezig. Dus jij betaalt minder.

4. Makkelijk samen werken met je boekhouder

Online kan je tegelijk met je boekhouder in je boekhouding inloggen. Heb je vragen, is er iets niet helemaal duidelijk? Je boekhouder kijkt live met je mee. En dat werkt echt veel beter.

5. Handige koppelingen

Aan je online boekhoudprogramma kan je je bankrekening koppelen. Bankafschriften inlezen is met een online boekhoudprogramma een eitje. Je hoeft niks over te typen en daarom is er minder ruimte voor fouten. Bovendien bespaart het je veel tijd. Daarnaast kan je een koppeling te maken met bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel, klanten of leveranciers.

6. Online boekhouden kan overal

Verveel je je in de trein? Dan kan je je bonnetjes invoeren.  Als er internet is kan je snel even checken hoe je bedrijfsfinanciën ervoor staan. Je gegevens neem je makkelijk mee naar een afspraak met een klant of bijvoorbeeld naar een afspraak met jouw bank.

7. Automatisch updaten & back-ups

Crasht je computer? Dan staat jouw boekhouding gelukkig nog online. Van al je werk wordt automatisch een back-up gemaakt door het boekhoudprogramma.  Zo raak je nooit meer gegevens kwijt.

Online software update automatisch. Je hebt dus geen last meer van verouderde programma’s of verouderde versies.

8. Ruimte in de kast

Gooi die multomappen maar de deur uit. Want je kan vrijwel papierloos werken en hebt alles digitaal beschikbaar. Met een online boekhoudprogramma is het een stuk eenvoudiger om alle gegevens 7 jaar te bewaren tot de wettelijke bewaartermijn van de belastingdienst is verstreken.

Je hoeft geen facturen meer te printen of bonnetjes te bewaren. Je maakt een foto met je telefoon en die upload je in het programma. Dus nooit meer onoverzichtelijke bergen papier die je moet uitzoeken.

9. Makkelijk digitaal factureren

Een verkoopfactuur maak je vaak binnen een minuut in het boekhoudprogramma. Daarna stuur je die digitaal naar de klant. Makkelijker, sneller en goedkoper.

10. Online boekhouden is veilig

Alle data word versleuteld en op verschillende servers opgeslagen. Aanbieders van boekhoudsoftware zijn afhankelijk van hun betrouwbaarheid, daarom zorgen ze altijd voor goede, automatische back-ups en beveiliging. De boekhouding is online een stuk beter beveiligd dan op je eigen computer.

11. Met de tijd mee

Ondernemers werken steeds meer in de cloud, met hun email, klantenbestanden, urenregistratie en agenda. Er is steeds meer behoefte aan bedrijfsmatige apps die hier aan gekoppeld kunnen worden. Werk jij ook online dan is samenwerken met anderen makkelijker.

Tijd om over te stappen

Genoeg redenen om eindelijk de stap naar online boekhouden te maken toch! Zie je op tegen de overstap? SFAA neemt zoveel mogelijk voor je uithanden! Zo nemen we contact op met je  oude boekhouder om zoveel mogelijk te regelen zonder dat dat jou tijd kost. Bovendien geven we aan iedereen die dat wil graag een spoedcursus online boekhouden!

Wil jij ook makkelijk online boekhouden? Heb je naar aanleiding van deze blog vragen? Wij helpen je graag verder! Bel 020 26 10 723 of mail naar info@sfaa.nl

Tips voor uw boekhouding

Boekhouden, het financiële plaatje laten kloppen, goed inzicht hebben in de cijfers, u als ondernemer herkent dit zeker. Het boekhouden kan veel tijd in beslag nemen. Wij willen u daarom hier graag mee helpen door deze week een blog te schrijven met onmisbare tips voor uw boekhouding!

Met de volgende boekhouding tips hopen wij dat u sneller en effectiever te werk kunt gaan bij het boekhouden.

Inrichten van uw administratie

Bij het inrichten van uw administratie is het handig om een gestandaardiseerd schema van grootboeken te gebruiken. Hierin staan vaak namelijk de meest voorkomende grootboekrekeningen en zijn deze al ingedeeld in categorieën. U heeft hierdoor een duidelijk overzicht van uw winst of verlies aan het eind van het jaar, en u kunt de cijfers gegroepeerd bekijken. SFAA richt uw administratie graag in met ons bewezen effectieve schema!

Ook kunt u bij het inrichten van uw administratie extra aandacht geven aan de verschillende soorten kosten. Zo kunt u voor een beter inzicht bijvoorbeeld kosten splitsen per project of per afdeling. Wilt u ook meer inzicht in uw omzet, omdat u bijvoorbeeld omzet per klant, artikelgroep of verkoopkanaal wilt weten? Dan is het handig om gebruik te maken van meerdere omzetrekeningen.

Als u een nieuwe klant of leverancier aanmaakt, kunt u het beste ook direct een standaard grootboekrekening, betalingsconditie en btw-code koppelen. Hierdoor hoeft u deze informatie niet telkens in te voeren. Bovendien weet u door de koppeling tussen de btw-codes en btw-vakken zeker dat de aangiftes kloppen.

Wij raden u daarnaast aan zoveel mogelijk informatie over de nieuwe klant of leverancier in te vullen. Als u bijvoorbeeld telefoonnummer en website invult, creëert u gelijk een database van uw relaties.

Inkopen (crediteuren)

Om inkoopboekingen gemakkelijk te verwerken, is het handig om bij het inboeken van facturen het factuurnummer over te nemen. Hiermee herkent u de factuur makkelijk in de lijst met facturen. Hiernaast is het beheren van crediteuren ook een belangrijke taak. U kunt in Exact hiervoor een ouderdomsanalyse maken. Via deze analyse is het mogelijk om te zien hoe lang de crediteuren al openstaan.

Verkopen (debiteuren)

Om te beginnen moet u natuurlijk uw eigen facturen goed aanpakken. Stel uzelf hierbij altijd de vraag: voldoen mijn facturen wel aan de eisen van de belastingdienst? Zo ja, top! Zo niet, dan kunnen wij u gelukkig ook hiermee helpen! Lees hier in onze blog alles over: Facturen opstellen, hoe doe je dat?

Nadat de facturen correct zijn opgesteld, is het ook belangrijk om deze overzichtelijk te bewaren. U kunt hiervoor gebruik maken van een oplopende nummering. Dit werkt makkelijker en professioneler. Bovendien is het tegenwoordig handig om digitaal te factureren (pdf per mail). Bij Exact boekhoudsoftware kunt u een nummer invoeren waar de nummering begint, waarna deze automatisch doortelt.

Nalatigheid van debiteuren is natuurlijk iets waar niemand op staat te wachten. Om hier meer grip op te hebben moet u uw debiteurenoverzicht goed bijhouden en op tijd betalingsherinneringen versturen. Dit houdt uw cashflow gezond!

Terugkomend op het besparen van tijd: boekingen en facturen worden tegelijkertijd gemaakt als u een koppeling maakt tussen uw factureringssysteem en uw boekhouding. Ook om opstapeling te voorkomen is het een goed idee om kas en bank regelmatig bij te houden.

Bank en kas

Het handmatig overnemen van afschrijvingen en betalingen kost veel tijd en vergroot de kans op fouten. Goede boekhoudingssoftware biedt de mogelijkheid om bankbestanden te importeren. De grotere banken bieden een automatische koppeling aan.

Vergeet niet om gebruik te maken van toewijzingsregels voor de bankboekingen. Hiermee  automatiseert u namelijk de toewijzing van geïmporteerde banktransacties. Uw boekhoudsoftware herkent dus automatisch op welke grootboekrekening er geboekt moet worden, met welke relatie en met welke BTW-code.

Stel dat u te maken heeft met contante betalingen en uitgaven. Vanwege de aard van deze betalingen/ontvangsten, is het moeilijker om deze te controleren. Om nu onaangename verassingen te voorkomen, is het belangrijk dat u uw kasboek dagelijks bijhoudt.

Heeft u een te lange lijst aan openstaande posten voor debiteuren? Voer dan uw kredietlimiet in bij uw bankdagboek. Dit is het maximale toegestane bedrag aan openstaande posten voor debiteuren. De limiet moet worden doorgegeven aan de debiteur, zodat zij tijdig herinneringen krijgen.

Nauwkeurigheid

Onnauwkeurigheid tijdens het inboeken is een no go! Het kost u achteraf alleen maar dubbel veel zo tijd en moeite. Indien uzelf degene bent die het inboekwerk doet, is het misschien handig om hier wekelijks één dag voor uit te trekken. U voorkomt op deze manier opstapelingen aan het eind van de maand.  Bovendien, als een transactie langer geleden is, wordt het steeds moeizamer om de details terug te zoeken.

Misschien staat u hier niet snel bij stil, maar het kan handig zijn om op een factuur het boekstuknummer te noteren dat door het systeem worden toegewezen. U kunt de facturen dan later gemakkelijker terugvinden.

Afhankelijk van de grootte van uw onderneming, kan het aantal verschillende facturen enorm groot zijn. Voor een goed overzicht is het daarom van belang dat u gebruik maakt van standaardomschrijvingen. Deze omschrijvingen dienen vandaag duidelijk te zijn, maar ook over twee jaar. Schrijf dus altijd goed in de omschrijving waar het om gaat met de bijbehorende periode.

Dat u over uw vast activa moet afschrijven, wist u waarschijnlijk al. Maar wist u ook dat boekhoudpakketten tegenwoordig een speciale activa module hebben? Deze module maakt het mogelijk om alles tot op de cent nauwkeurig af te schrijven. Dus een zeer geschikte optie als u duurzame activa heeft. Daarnaast dient u ook de afschrijvingsmethode te bepalen. Hierbij valt te denken aan lineair afschrijven, waarbij u met een vast bedrag afschrijft of afschrijven via de annuïteiten methode. De activa-administraties biedt ook geavanceerdere opties, zoals het toevoegen van een foto of het bijhouden van een restwaarde.

Controleren van de grootboekrekeningen

Ook al klinkt het vanzelfsprekend, controleer toch regelmatig de grootboekrekeningen op fouten en laat uw boekhouder de boekhouding regelmatig nalopen. Bij het controleren kunt u bijvoorbeeld kijken of u de grootboeken consequent heeft gebruikt en of u geen facturen mist. Nog een tip op de controle vlak: controleer periodiek de aansluiting van de btw-rekeningen met de daarbij horende omzetrekeningen.

Bewaren van de administratie

Als we het hebben over het bewaren van uw administratie, dan dient u als eerst aan het bewaarplicht van de belastingdienst te voldoen. De belastingdienst stelt namelijk de eis dat u uw administratie minimaal  7 jaar dient te bewaren. Documenten van onroerende zaken dient u overigens 10 jaar te bewaren. U moet facturen bewaren in de vorm waarin u ze heeft binnengekregen, dus papieren facturen moet u ook op papier bewaren.

Ga zorgvuldig om met uw administratie en zorg ervoor dat alle stukken die belangrijk zijn, ordelijk en overzichtelijk worden bewaard. Zoals er eerder ook al stond bij de boekhouding tips onder het kopje verkopen, is het ook hier van belang dat u bankafschriften oplopend op nummer bewaard en bewijsstukken toevoegt.

Overige tips voor uw boekhouding

U heeft dit misschien vaker al gelezen in onze blogs, maar het ook nu weer een goed punt om te noemen. Het scheelt in zekere mate verwarring en extra werk als u privé en zakelijk gescheiden houdt. Dit geldt bovendien ook voor bankrekeningen. Verder is het ook aan te raden om jaarlijks een begroting op te stellen en te gaan budgetteren om uw uitgaven onder controle te houden. Boekhoudsoftware zoals Exact, kan u helpen om de begroting constant naast de huidige stand van zaken te houden.

Maar hoe kunt u dan de trends van uw onderneming ontdekken? Simpel! Vergelijk periodiek de resultaten van het huidige jaar en de voorgaande jaren.

Tot slot

Zijn er nog onduidelijkheden over de boekhouding tips? Of heeft u misschien andere inhoudelijke vragen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen! U kunt een email sturen naar info@sfaa.nl. Heeft u liever telefonisch contact? Bel ons dan op het nummer 020-2610723. SFAA helpt u graag met uw boekhouding!