Tips voor uw boekhouding

Boekhouden, het financiële plaatje laten kloppen, goed inzicht hebben in de cijfers, u als ondernemer herkent dit zeker. Het boekhouden kan veel tijd in beslag nemen. Wij willen u daarom hier graag mee helpen door deze week een blog te schrijven met onmisbare tips voor uw boekhouding!

Met de volgende boekhouding tips hopen wij dat u sneller en effectiever te werk kunt gaan bij het boekhouden.

Inrichten van uw administratie

Bij het inrichten van uw administratie is het handig om een gestandaardiseerd schema van grootboeken te gebruiken. Hierin staan vaak namelijk de meest voorkomende grootboekrekeningen en zijn deze al ingedeeld in categorieën. U heeft hierdoor een duidelijk overzicht van uw winst of verlies aan het eind van het jaar, en u kunt de cijfers gegroepeerd bekijken. SFAA richt uw administratie graag in met ons bewezen effectieve schema!

Ook kunt u bij het inrichten van uw administratie extra aandacht geven aan de verschillende soorten kosten. Zo kunt u voor een beter inzicht bijvoorbeeld kosten splitsen per project of per afdeling. Wilt u ook meer inzicht in uw omzet, omdat u bijvoorbeeld omzet per klant, artikelgroep of verkoopkanaal wilt weten? Dan is het handig om gebruik te maken van meerdere omzetrekeningen.

Als u een nieuwe klant of leverancier aanmaakt, kunt u het beste ook direct een standaard grootboekrekening, betalingsconditie en btw-code koppelen. Hierdoor hoeft u deze informatie niet telkens in te voeren. Bovendien weet u door de koppeling tussen de btw-codes en btw-vakken zeker dat de aangiftes kloppen.

Wij raden u daarnaast aan zoveel mogelijk informatie over de nieuwe klant of leverancier in te vullen. Als u bijvoorbeeld telefoonnummer en website invult, creëert u gelijk een database van uw relaties.

Inkopen (crediteuren)

Om inkoopboekingen gemakkelijk te verwerken, is het handig om bij het inboeken van facturen het factuurnummer over te nemen. Hiermee herkent u de factuur makkelijk in de lijst met facturen. Hiernaast is het beheren van crediteuren ook een belangrijke taak. U kunt in Exact hiervoor een ouderdomsanalyse maken. Via deze analyse is het mogelijk om te zien hoe lang de crediteuren al openstaan.

Verkopen (debiteuren)

Om te beginnen moet u natuurlijk uw eigen facturen goed aanpakken. Stel uzelf hierbij altijd de vraag: voldoen mijn facturen wel aan de eisen van de belastingdienst? Zo ja, top! Zo niet, dan kunnen wij u gelukkig ook hiermee helpen! Lees hier in onze blog alles over: Facturen opstellen, hoe doe je dat?

Nadat de facturen correct zijn opgesteld, is het ook belangrijk om deze overzichtelijk te bewaren. U kunt hiervoor gebruik maken van een oplopende nummering. Dit werkt makkelijker en professioneler. Bovendien is het tegenwoordig handig om digitaal te factureren (pdf per mail). Bij Exact boekhoudsoftware kunt u een nummer invoeren waar de nummering begint, waarna deze automatisch doortelt.

Nalatigheid van debiteuren is natuurlijk iets waar niemand op staat te wachten. Om hier meer grip op te hebben moet u uw debiteurenoverzicht goed bijhouden en op tijd betalingsherinneringen versturen. Dit houdt uw cashflow gezond!

Terugkomend op het besparen van tijd: boekingen en facturen worden tegelijkertijd gemaakt als u een koppeling maakt tussen uw factureringssysteem en uw boekhouding. Ook om opstapeling te voorkomen is het een goed idee om kas en bank regelmatig bij te houden.

Bank en kas

Het handmatig overnemen van afschrijvingen en betalingen kost veel tijd en vergroot de kans op fouten. Goede boekhoudingssoftware biedt de mogelijkheid om bankbestanden te importeren. De grotere banken bieden een automatische koppeling aan.

Vergeet niet om gebruik te maken van toewijzingsregels voor de bankboekingen. Hiermee  automatiseert u namelijk de toewijzing van geïmporteerde banktransacties. Uw boekhoudsoftware herkent dus automatisch op welke grootboekrekening er geboekt moet worden, met welke relatie en met welke BTW-code.

Stel dat u te maken heeft met contante betalingen en uitgaven. Vanwege de aard van deze betalingen/ontvangsten, is het moeilijker om deze te controleren. Om nu onaangename verassingen te voorkomen, is het belangrijk dat u uw kasboek dagelijks bijhoudt.

Heeft u een te lange lijst aan openstaande posten voor debiteuren? Voer dan uw kredietlimiet in bij uw bankdagboek. Dit is het maximale toegestane bedrag aan openstaande posten voor debiteuren. De limiet moet worden doorgegeven aan de debiteur, zodat zij tijdig herinneringen krijgen.

Nauwkeurigheid

Onnauwkeurigheid tijdens het inboeken is een no go! Het kost u achteraf alleen maar dubbel veel zo tijd en moeite. Indien uzelf degene bent die het inboekwerk doet, is het misschien handig om hier wekelijks één dag voor uit te trekken. U voorkomt op deze manier opstapelingen aan het eind van de maand.  Bovendien, als een transactie langer geleden is, wordt het steeds moeizamer om de details terug te zoeken.

Misschien staat u hier niet snel bij stil, maar het kan handig zijn om op een factuur het boekstuknummer te noteren dat door het systeem worden toegewezen. U kunt de facturen dan later gemakkelijker terugvinden.

Afhankelijk van de grootte van uw onderneming, kan het aantal verschillende facturen enorm groot zijn. Voor een goed overzicht is het daarom van belang dat u gebruik maakt van standaardomschrijvingen. Deze omschrijvingen dienen vandaag duidelijk te zijn, maar ook over twee jaar. Schrijf dus altijd goed in de omschrijving waar het om gaat met de bijbehorende periode.

Dat u over uw vast activa moet afschrijven, wist u waarschijnlijk al. Maar wist u ook dat boekhoudpakketten tegenwoordig een speciale activa module hebben? Deze module maakt het mogelijk om alles tot op de cent nauwkeurig af te schrijven. Dus een zeer geschikte optie als u duurzame activa heeft. Daarnaast dient u ook de afschrijvingsmethode te bepalen. Hierbij valt te denken aan lineair afschrijven, waarbij u met een vast bedrag afschrijft of afschrijven via de annuïteiten methode. De activa-administraties biedt ook geavanceerdere opties, zoals het toevoegen van een foto of het bijhouden van een restwaarde.

Controleren van de grootboekrekeningen

Ook al klinkt het vanzelfsprekend, controleer toch regelmatig de grootboekrekeningen op fouten en laat uw boekhouder de boekhouding regelmatig nalopen. Bij het controleren kunt u bijvoorbeeld kijken of u de grootboeken consequent heeft gebruikt en of u geen facturen mist. Nog een tip op de controle vlak: controleer periodiek de aansluiting van de btw-rekeningen met de daarbij horende omzetrekeningen.

Bewaren van de administratie

Als we het hebben over het bewaren van uw administratie, dan dient u als eerst aan het bewaarplicht van de belastingdienst te voldoen. De belastingdienst stelt namelijk de eis dat u uw administratie minimaal  7 jaar dient te bewaren. Documenten van onroerende zaken dient u overigens 10 jaar te bewaren. U moet facturen bewaren in de vorm waarin u ze heeft binnengekregen, dus papieren facturen moet u ook op papier bewaren.

Ga zorgvuldig om met uw administratie en zorg ervoor dat alle stukken die belangrijk zijn, ordelijk en overzichtelijk worden bewaard. Zoals er eerder ook al stond bij de boekhouding tips onder het kopje verkopen, is het ook hier van belang dat u bankafschriften oplopend op nummer bewaard en bewijsstukken toevoegt.

Overige tips voor uw boekhouding

U heeft dit misschien vaker al gelezen in onze blogs, maar het ook nu weer een goed punt om te noemen. Het scheelt in zekere mate verwarring en extra werk als u privé en zakelijk gescheiden houdt. Dit geldt bovendien ook voor bankrekeningen. Verder is het ook aan te raden om jaarlijks een begroting op te stellen en te gaan budgetteren om uw uitgaven onder controle te houden. Boekhoudsoftware zoals Exact, kan u helpen om de begroting constant naast de huidige stand van zaken te houden.

Maar hoe kunt u dan de trends van uw onderneming ontdekken? Simpel! Vergelijk periodiek de resultaten van het huidige jaar en de voorgaande jaren.

Tot slot

Zijn er nog onduidelijkheden over de boekhouding tips? Of heeft u misschien andere inhoudelijke vragen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen! U kunt een email sturen naar info@sfaa.nl. Heeft u liever telefonisch contact? Bel ons dan op het nummer 020-2610723. SFAA helpt u graag met uw boekhouding!