Veelgestelde vragen

• Waarom is SFAA anders dan andere administratiekantoren? 

SFAA verzorgt op een efficiënte, kostenbesparende en geheel eigentijdse manier de financiële administratie voor ZZP’ers en het MKB. Wat ons onderscheid is dat wij altijd met de ondernemer meedenken.

De boekhouding wordt bij SFAA volledig in de cloud verwerkt. Door deze werkwijze kunnen ondernemers meekijken met de werkzaamheden van SFAA en weten ze precies voor welke diensten ze betalen. Daarnaast hebben ondernemers ten alle tijden zicht op hun financiële situatie en besparen zo veel kosten aan onnodige boekhoudkosten. Voor deze diensten betalen ondernemers een vaste transparante prijs per maand. Daarnaast wordt tijdens het verwerken van de financiële administratie altijd gekeken op welke manier een ondernemer kosten kan besparen of waar kansen liggen om efficiënter te werken. Naast de financiële administratie ontvangt de ondernemer dus gratis financieel advies op verschillende vlakken.

• Hoe zit het met overstappen naar SFAA?

Met onze overstapservice kun je zorgeloos overstappen naar SFAA. Wanneer gewenst nemen wij contact op met je voormalige boekhouder om de overstap zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Bij het opzeggen of inrichten van jouw financiële administratie en bankkoppelingen krijg je gepaste persoonlijke begeleiding en persoonlijke uitleg over de mogelijkheden van ons online boekhoudprogramma. Zo hou je altijd volledig inzicht en controle over je financiële administratie.

• Wat zijn de openingstijden van SFAA?

Je kunt ons 24 uur per dag, 7 dagen per week bereiken per e-mail. De koffie bij ons op kantoor staat iedere dag tussen 08.00 uur en 20.00 uur voor je klaar en wij beantwoorden je vragen binnen 24 uur.

• Wat voor tarieven hanteert SFAA?

SFAA werkt op een geheel eigentijdse manier waarbij efficiëntie, transparantie en persoonlijkheid altijd centraal staan. Hierbij horen ook duidelijke en vaste tarieven. Zo weet je altijd vooraf waar je aan toe bent. Onze tarieven zijn geheel afhankelijk van uw wensen als organisatie. Je kunt een overzicht van onze tarieven opvragen via het formulier op onze tarieven pagina. Natuurlijk maken we graag kennis en lichten wij als waar nodig onze tarieven toe.

• Wat zijn de tarieven wanneer ik bel met een vraag over financiën? 

Bij SFAA gaat de meter niet lopen als je belt voor vragen of advies. Wij hanteren een vast maandelijks tarief voor alle diensten waarbij je altijd mag bellen bij al je financiële vragen.

Mocht je daarentegen een specifiek en uitvoerig financieel vraagstuk hebben en wil je dat dit tot de bodem wordt uitgezocht? Dan werken wij met een vast consultancy tarief. Van te voren bespreken wij altijd of het tarief passend is. Zo kom je nooit achteraf voor verrassingen te staan.

• Wanneer kan ik een factuur van SFAA ontvangen? 

SFAA verstuurt elke eerste dag van de maand je factuur. je ontvangt een online factuur van onze geleverde diensten naar het door jou opgegeven e-mailadres. Het vaste bedrag dat maandelijks gefactureerd wordt altijd in overeenstemming met jou bepaald. Zo weet je altijd waar je aan toe bent en kom je niet voor verrassingen te staan.

• Hoe moet ik mijn gegevens aanleveren? 

Je stuurt de financiële administratie van het huidige boekjaar fysiek of digitaal op of brengt het langs bij ons op kantoor. SFAA loopt voorop als het gaat om Cloudoplossingen dit zorgt voor een kostenbesparing voor jou, maar als je het liever ‘gewoon’ fysiek aanlevert dan kan dat natuurlijk ook.

Klik hier voor meer informatie

• Wanneer worden mijn financiën bijgehouden?

Bij SFAA streven we ernaar om jou altijd een realtime inzicht in je financiën te geven, zodat je precies weet hoe je er met je onderneming voor staat. je hebt dus altijd een realtime inzicht op je telefoon of laptop!

• Hoe weet ik of mijn BTW-aangifte tijdig is gedaan?

Een van de brand promises van SFAA is dat de aangifte altijd tijdig wordt gedaan, anders betalen wij de boete! Op het moment dat je alles tijdig bij ons aanlevert (hierover wordt duidelijk gecommuniceerd zodat er geen problemen ontstaan) zal alles op tijd worden verwerkt.  Heb je hier alsnog vragen over dan kun je contact opnemen met je persoonlijke accountmanager!

• Ik wil een automatische bankkoppeling tussen Exact Online en de ABN-Amro, ING of Rabobank aanmaken, hoe doe ik dit?

Exact Online ondersteunt alleen de drie grootste banken van Nederland. Je kunt bij deze banken automatisch aan bankkoppeling aanvragen. Per bank wordt uitgelegd hoe je dit doet. NB. Je bedrijf moet eerst aangemaakt worden in Exact Online. Weten hoe je dit doet, of wat wij kunnen beteken voor je, neem dan vrijblijvend contact met ons op.

ING

Na het inloggen vind je helemaal rechts onderin in het menu ‘Gegevens en instellingen’ Koppeling Boekhoudpakket. Kies vervolgens bij boekhoudprogramma kiezen voor Exact. Kies vervolgens voor aanvragen/wijzigen. Daarna bevestig je in Mijn ING Zakelijk met een TAN-code (dit is een sms dienst van de ING waarmee je akkoord kunt geven).

Rabobank

Log eerst in bij Rabo internetbankieren. Kies betalen en vervolgens linksonderin in het menu vind je ‘Online Boekhoudpakket’. Kies boekhoud pakket Exact, vervolgens kies je voor rekeningen onderhouden. Hierna kom je in de omgeving van Exact, vink ‘transacties betalingen en incasso’ aan, kies vervolgens op bewaren en terug naar Rabobank.

Onderteken vervolgens met de Rabo Reader of scanner de actie. Wanneer je niet in de linkerbalk direct ’ Koppeling Boekhoudpakket’ ziet staan, bel dan even met het regiokantoor, want zij moeten dan de instellingen van je Rabobank zakelijk pakket achter de schermen zichtbaar voor je maken. Daarna kunt je de  koppeling met je boekhoudpakket opzetten, zoals boven genoemd.

ABN-Amro

Je kunt een koppeling met de ABN Amro telefonisch of per post aanvragen

Telefonisch;

Je kan de koppeling telefonisch (0900-0024) aanvragen. Hiervoor is een contract- of administratienummer boekhouding nodig. Deze ontvangen wij via Exact voor jou. Met deze code bevestig je de bankkoppeling. Vraag ons dus eerst even naar dit nummer.

Per post;

Via deze link https://www.abnamro.nl/nl/zakelijk/betalen/boekhoudkoppeling/f_aanvragen.html, kun je een gratis boekhoudkoppeling aanvragen. Kies onder algemeen voor een koppeling met Exact Online. Vul vervolgens uw bedrijfsgegevens in en klik op volgende. Kies vervolgens voor afdrukken en verstuur het formulier per post naar ABN Amro. Doorgaans zorgt de ABN Amro voor een koppeling binnen 5 werkdagen.

• Ik wil graag mijn bankafschriften plaatsen in Exact online, hoe doe ik dit? 

Om een bankafschrift in Exact Online boekhouding in te voegen, is het noodzakelijk om een zogenoemde MT940 bestand te downloaden. Dit is een bestand met tekst waarin alle boekingen op de bank worden weergegeven. Het bestand is doorgaans te downloaden als een .swi bestand. Dit is alleen te openen in een online boekhoud programma. Hieronder is voor de vier grootste banken aangegeven hoe je dit kunt doen. Mocht het ondanks de beschrijving niet lukken, dan kun je ons altijd even bellen of mailen!

ING Bank

Bestanden downloaden vanuit Internet Bankieren bij de ING bank.

1. Log in bij Internetbankieren van de ING Bankhttps://mijnzakelijk.ing.nl/internetbankieren/SesamLoginServlet
2. Kies daarna voor Download in het menu bij betalen
3. Kies vervolgens bij datum de periode waarover u de afschriften wilt downloaden. Let op; bij de ING Bank gaan de mutaties maximaal 16 maanden terug.
4. Kies als bestandsformaat MT940 IBAN
5. Klik tenslotte op download. (Meestal wordt dit bestand in uw map downloads geplaatst)
6. Mail dit document naar ons, en wij voegen het in je online boekhouding. Het bestand kun je alleen openen in boekhoud programma’s (en kladblok) maar dit is niet nodig.

Rabobank

Downloaden MT940 bestanden bij de Rabobank.

1. Log in bij de Rabobank internetbankieren
2. Klik op de betreffende rekening die je wilt downloaden
3. Zoek vervolgens in het linkermenu naar downloaden transacties
4. Klik onderin op de knop ‘Download in een nieuw formaat’
5. Selecteer hier de rekening naar keuze.
6. Kies vervolgens de juiste datum en kies bij het bestandsformaat voor MT940 Structured.swi en klik op download. (Meestal wordt dit bestand in uw map downloads geplaatst.
7. Mail dit document naar ons, en wij voegen het in je online boekhouding. Het bestand kun je alleen openen in boekhoud programma’s (en kladblok) maar dit is niet nodig.

ABN Amro

Bestanden downloaden vanuit Internet Bankieren bij de ABN-Amro bank is eenvoudig.

1. Log in op Internet Bankieren. Zakelijke gebruikers via https://www.abnamro.nl/portalserver/nl/zakelijk/index.html?l Privé gebruikers via https://www.abnamro.nl/portalserver/nl/prive/index.html
2. Kies na het inloggen vervolgens in het menu ‘tools’ voor ‘mutaties’.
3. Klik op de rekening(en) die je wenst te downloaden. (De geselecteerde rekeningen herken je aan een blauwe achtergrond.)
4. Kies de gewenste periode Als je ‘vanaf datum laatste download’ kiest, dan download je de mutaties van de datum vanaf de datum van de laatste download tot de dag van vandaag. Wil je een andere periode downloaden? Kies dan ‘van … tot … . Let op; je kunt maximaal tot 18 maanden in het verleden de bestanden downloaden.
5. Sla vervolgens het bestand op als MT940 bestand. (Meestal wordt dit bestand in je map downloads geplaatst)
6. Mail dit document naar ons, en wij voegen het in je online boekhouding. Het bestand kunt je alleen openen in boekhoud programma’s (en kladblok) maar dit is niet nodig.

Triodos Bank

1. Log in bij internetbankieren van de Triodos Bank en klik op het menu Overzichten.
2. Kies vervolgens de optie “downloaden”.
3. Kies de gewenste periode
4. Kies vervolgens voor MT940 bestandsindeling en klik op download. (Meestal wordt dit bestand in je map downloads geplaatst).
5. Mail dit document naar ons, en wij voegen het in je online boekhouding. Het bestand kun je alleen openen in boekhoud programma’s (en kladblok) maar dit is niet nodig.

KNAB

1. Log in volgens de standaard procedure en selecteer je zakelijke bankrekening.
2. Ga onder in het scherm naar het menu Betalen en klik in de derde kolom op ‘Boekhoudexport’. In dit scherm selecteer je de periode waarover je transactiegegevens wil downloaden. Klik daarna op de knop‘Download’ en sla het bestand op.

SNS Bank

Kies de rekening waarvan je bij- en afschrijvingen wilt downloaden. Kies de periode. Je kunt kiezen voor:

• Periode: vul de data in die in je download wilt zien,
• Nieuwe periode sinds je laatste download: u downloadt dan alleen de transacties na je laatste download.
• Volledig overzicht van alle transacties van deze rekening: een download van alle transacties vanaf het openen van de rekening.

Kies het bestandsformaat; SWIFT-MT940 Kies daarna om je bij- en afschrijvingen te downloaden.

Het kan zijn dat het downloaden van een MT940 bestand niet lukt omdat je een privé rekening gebruikt. In dat geval kunt je het beste even contact opnemen met ons om te bepalen hoe de gegevens makkelijk aangeleverd kunnen worden. We helpen je graag!

• Welke gegevens zijn nodig voor je IB-aangifte? 

Als wij naast de administratie van uw bedrijf ook uw aangifte inkomstenbelasting doen, hebben wij de volgende aanvullende gegevens nodig:

• Gezinssamenstelling en informatie over de individuele personen (naam, geboortedatum, burgerlijke staat, Burgerservicenummer)
• Als uw partner ook inkomen geniet, moet hij/zij ook haar gegevens meesturen
• Uw inlogcodes voor het beveiligde gedeelte van de belastingdienst. Dit begint met NL…
• Jaaropgave(s) van loon en uitkeringen (pensioen, lijfrente, AOW, WAO, alimentatie, ed.)
• Begin- en eindstand van uw privé bankrekening(en)
• Heeft uw partner meegewerkt in de onderneming in het jaar en heeft u dit bijgehouden? Stuurt u dit dan ook mee om in aanmerking te komen voor de meewerkaftrek.
• Als u een hypotheek heeft, de jaaropgave hiervan (betaalde rente en totale hypothecaire schuld)
• Als u een koophuis heeft, de WOZ waarde (beschikking gemeente)
• Als u gedurende het jaar een huis heeft gekocht of verkocht, alle gemaakte kosten, koopakte, hypotheekakte en rekeningen notaris
• Buitengewone lasten, zoals niet vergoede begrafeniskosten en niet vergoede zorgkosten (medicijnen, bril, lenzen, ed.)
• Betaalde zorgpremie (verdeeld in basis- en aanvullende premie)
• Studiekosten
• Gedane giften aan erkende goede doelen (ANBI’s)
• Ontvangen schenkingen
• Deelname levensloopregeling
• Betaalde premie lijfrente
• Betaalde alimentatie voor kind en/of ex-partner (graag uitsplitsen)
• Of u met het openbaar vervoer naar het werk reist en het werk is meer dan 10 km van uw woonadres.
• Een eventuele ontvangen voorlopige aanslag (voorlopige teruggaaf)
• Reeds ontvangen belastingtoeslagen (zorg-, huur- kinderopvangtoeslag en kindgebonden-budget)
• Overige financiële lasten of baten welke mogelijk betrekking hebben op de belastingaangifte
• Overzichten van effecten en/of aandelen (geen aanmerkelijk belang)
• Indien aanmerkelijk belang: overzicht waardes, uitkeringen, verkopen etc.
• Gegevens over een eventueel tweede huis, zakelijk onroerend goed, vakantiehuis (waarde 1 januari)
• Persoonlijke schulden
• Ondernemers die zakelijk gebruik maken van een privéauto
  • alle privé betaald autokosten van het jaar(facturen)
  • sluitende km-administratie (zakelijk en privé) of de catalogusprijs inclusief btw en bpm van de auto

• Ik heb het betalingskenmerk en aangifte-, aanslag- of beschikkingsnummer niet meer, waar kan ik dit terug vinden?

Dit kun je gemakkelijk terug vinden via de Belastingdienst. Heb je hier vragen over neem dan contact met ons op!

• Ik ben mijn inloggegevens vergeten, wat moet ik doen?

Je kunt eenvoudig op wachtwoord vergeten klikken in het boekhoudprogramma, op dat moment wordt er naar het opgegeven mail adres een mail gestuurd met een reset link. Kom je er niet uit? Neem dan gerust contact met ons op!

• Kan ik mijn eigen boekhoudprogramma gebruiken maar wel mijn financiële administratie uitbesteden?

Bij SFAA zoeken we altijd naar de beste oplossing voor jouw onderneming, ons doel is namelijk jouw onderneming laten groeien! Als dit de beste optie is voor jouw onderneming zullen wij dit zeker aangeven. Verder kunnen wij altijd helpen je financiële administratie. Benieuwd naar de mogelijkheden? Plan een gratis sparsessie in!

Heb je vragen over een specifiek onderwerp? Type je vraag of enkele zoekwoorden in in de zoekbalk! Op deze manier krijg je alle blogs te zien die hier bij aansluiten. Zo vind je op elke vraag een passend, actueel antwoord. Staat je vraag er alsnog niet tussen voel je dan vrij om contact op te nemen met ons! SFAA is here to help.