We hebben geweldige klanten bij SFAA. Die vragen en krijgen een hoog geautomatiseerde administratie in ExactOnline. Dat onze klanten daar zelf ook een rol in spelen, vergeten ze in de hectiek van hun onderneming nog wel eens. Gevolg: afschrijvingen zonder facturen of pinbetalingen waarvan je maar moet gokken wat het is.
Om dit op tijd te verwerken, sturen we iedere twee weken deze posten in een handig overzichtje naar onze klanten. Als extra service waarschuwen we ze gelijk voor oude, debiteuren en crediteuren die dan nog openstaan. Dat was een tijdrovende klus die we met analys.io tot aan het mailverkeer toe hebben geautomatiseerd.
Aardig op weg naar een actuele administratie zou je zeggen. Helaas kwam het wel eens voor dat een klant, ondanks ons vriendelijke verzoek, niet reageerde. En je eigen mail na gaan bellen, kost zo mogelijk nog meer tijd. Creativiteit was dus geboden.
Het inzicht kwam vorige week van iemand uit het team: “Wij weten wel wat we nodig hebben. Maar weten onze klanten dat ook?” Een terecht punt. We merken wel vaker dat veel mensen weinig verstand hebben van administratie en dat vaak ook niet zo interessant vinden. Daar hebben ze tenslotte SFAA voor.
Na kort de opties afgewogen te hebben, hebben we besloten om een vlog toe te voegen aan de e-mails waarin we om informatie vragen. Geen uitgebreid verhaal maar gewoon een korte uitleg van wat onze klanten ontvangen en wat we van ze verwachten. Opgenomen met een smartphone, maar in Jip & Janneke taal en belangrijker nog, persoonlijk.
Door de vlog bij te voegen hadden we de volgende rond e-mails significant meer mensen die reageerden dan daarvoor. En daarmee best een aanzienlijke tijdsbesparing. De volgende stap is om de communicatie geautomatiseerd uit te breiden met andere informatie. Zoals reminders voor de betaling van BTW en loonbelasting waarmee we onze klanten wellicht weer een beetje kunnen ontzorgen.
Zo komen we elke keer een stapje dichter bij een volledig geautomatiseerde administratie. En belangrijker nog, tevreden en betrokken klanten:)
Interesse om lid te worden bij onze “club”? Bel ons op 0202610723 of mail vrijblijvend naar info@sfaa.nl.