In een offerte geef je aan wat je met een potentiële klant hebt afgesproken, en welke planning en kosten hierbij komen kijken. Het ontvangen van een offerte is een belangrijk moment in de besluitvorming van potentiële klanten, en kan problemen of verliezen opleveren indien je deze onjuist opstelt. Daarom hebben wij voor jou een aantal tips opgesteld zodat jij foutloos een offerte kan versturen!
De juiste gegevens
Bovenaan de offerte vermeld je de gegevens van de potentiële klant. Dit zijn de (bedrijfs)naam, de persoon waar je contact mee hebt gehad en het adres van het bedrijf of deze persoon. Vervolgens vermeld je de datum waarop je de offerte opstelt, en het kenmerk van de betreffende dienst of product.
De aanleiding van de offerte
Nadat je de juiste gegevens hebt verwerkt geef je kort aan waarom je de offerte stuurt. Dit kan bijvoorbeeld zijn: “Naar aanleiding van jouw aanvraag via de website stuur ik je graag een offerte voor het uitbesteden van jouw administratie”. Een andere manier van contact kan natuurlijk ook (een telefoongesprek, e-mail, bezoek bijvoorbeeld). Op deze manier maak je duidelijk waar het over gaat en waar je naar refereert.
Een oplossing op maat: producten en diensten
Beschrijf de dienst of het product dat je aan de klant wilt gaan leveren. Zorg dat je deze dienst persoonlijk maakt, door informatie die je al van de klant weet toe te voegen. Ook zou je een samenvatting van eventuele voorgaande gesprekken kunnen verwerken in dit deel van de offerte. Door het persoonlijk te maken geef je aan dat je de klant hebt begrepen en dat je rekening houdt met zijn/haar situatie, wensen en behoeften. Dat maakt jou dan weer onderscheidend van concurrenten.
Nadat je hebt uitgelegd wat je de klant wilt gaan aanbieden beschrijf je in een aantal zinnen kort wat het effect van deze dienst of product is indien ze deze bij jou afnemen. Dit maakt het voor de klant nog aantrekkelijker en noodzakelijker om over te gaan tot een koopactie.
Een voorbeeld van een op maat gemaakt aanbod kan zijn: “Jouw bedrijf heeft 10 medewerkers en stuurt en ontvangt maandelijks ongeveer 50 facturen. In het voorgaande gesprek is door jou aangegeven dat je de salarisadministratie wilt uitbesteden. Op basis van de maandelijkse omzet adviseren wij om over te stappen naar een BV. Uitgaande van deze gegevens bestaat de dienstverlening uit de volgende onderdelen: (..)
Als wij het bovenstaande voor jou verzorgen is de administratie altijd up-to-date en kan jouw onderneming groeien! ”
Begroting
In de begroting beschrijf je de kosten voor het product of dienst, of het pakket aan producten en diensten. Maak hierbij handige onderverdelingen onder productgroepen en diensten met bijbehorende prijzen. Voeg hier ook de factuur methode aan toe (bijvoorbeeld eenmalig, of per maand). Om onvoorziene kosten en onduidelijkheden te voorkomen is het belangrijk om extra kosten als opstartkosten ook toe te voegen aan de begroting. Dit maakt jouw begroting transparant en overzichtelijk.
Tenslotte verwerk je in de begroting nog wat extra informatie over de facturering. Een voorbeeld hiervan kan zijn: “Alle bedragen zijn exclusief 21% btw. De betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum.” Indien je gebruik maakt van automatische afschrijving per maand beschrijf je dit samen met de incassodatum in deze alinea.
Een pakkende afsluiting van jouw offerte
Aan het einde van de offerte is het belangrijk dat je de potentiële klant aanzet tot actie. Dit doe je met een persoonlijke boodschap en een mogelijkheid om direct te ondertekenen. Een voorbeeld van een pakkende afsluiting is: “Wij zullen morgen even bellen voor nadere toelichting. Wij kijken er naar uit om jouw bedrijf binnenkort te mogen verwelkomen als nieuwe klant en zullen onze uiterste best doen om er samen met jou een langdurige en succesvolle samenwerking van te maken!” Het type afsluiting hangt natuurlijk volledig af van het product of de dienst die jij als bedrijf levert.
Aan de onderkant van de pagina verwijs je naar de algemene voorwaarden die je aan de offerte hebt toegevoegd. Ook vermeld je dat indien de betreffende persoon de offerte ondertekent, hij hiermee akkoord gaat.
Verstuur een offerte op briefpapier
Naast dat het belangrijk is om de juiste gegevens van de potentiële klant te verwerken, moet het natuurlijk ook duidelijk zijn dat de offerte vanuit jouw bedrijf komt. Maak dan ook altijd gebruik van je eigen briefpapier, of verwerk jouw bedrijfsgegevens handmatig. Dit zijn je adres-, contact- en bankgegevens en bij voorkeur natuurlijk je bedrijfslogo. Wil jij meer informatie over het opstellen van offertes? Kijk dan eens op de website van het Ondernemersplein
Administratie upgrade?
De financiële administratie van jouw bedrijf. Het is waarschijnlijk niet je favoriete bezigheid, maar die van ons wel! Ben jij benieuwd naar een op maat gemaakte offerte voor jouw bedrijf? Vraag vrijblijvend je scherpste offerte aan! De financiële en fiscale helden en heldinnen van SFAA zijn zeer gedreven als het gaat over financiën en helpen je graag.
Eerst even koffie?
Bij SFAA willen we ondernemers laten groeien door met ze te sparren over financiële zaken, en ze te ontzorgen waar mogelijk. Dit doen wij met onze online boekhoudsoftware, zodat jij én wij altijd en overal inzicht hebben in jouw administratie. Wil jij weten wat wij voor jou als ondernemer kunnen betekenen maar ben je nog niet toe aan een offerte? Vraag een gratis adviesgesprek aan, dan lichten wij graag jouw financiële zaken uit! De koffie staat klaar bij ons op het Koningsplein!