Aannemen eerste medewerker: Een gids voor groeiende ondernemers

Eenmanszaak: wat betekent dit bij je eerste medewerker?

Een eenmanszaak is goedkoop en simpel, maar zodra je werkgever wordt draait het om risico en cashflow. Jij bent privé aansprakelijk voor loon, claims en schulden. Er is geen verplicht minimumsalaris voor jezelf, dus jouw uitname concurreert direct met de vaste loonkosten van je medewerker. Kies voor een voorspelbare “pseudo‑salaris”-aanpak of zorg voor een stevige buffer. 

BV: wanneer is dat slimmer bij je eerste hire?

De BV schermt je privévermogen af: de vennootschap is aansprakelijk, jij niet persoonlijk. Dat is prettig zodra je structurele loonkosten en meer risico draagt. Keerzijde: hogere oprichtings- en administratiekosten én het verplichte gebruikelijk loon (2025: €56.000, tenzij aantoonbaar lager). Verwacht je snelle groei of meerdere medewerkers? Dan weegt die bescherming en professionaliteit vaak op tegen de extra lasten.

Samenvatting: wanneer kies je wat?

• Eenmanszaak: geschikt als je klein begint, weinig risico loopt en wilt profiteren van fiscale voordelen. Maar bij het aannemen van een medewerker risicovol wegens persoonlijke aansprakelijkheid.
• BV: aantrekkelijk als je bedrijf groeit, je risico’s wilt beperken of als je verwacht snel meer medewerker aan te nemen.

Juridische verplichtingen bij het aannemen van medewerker

Als werkgever krijg je te maken met diverse wettelijke verplichtingen:

• Arbeidsovereenkomst:

Leg afspraken schriftelijk vast, zoals functie, salaris, werktijden, proeftijd en opzegtermijn. Dit is niet alleen verplicht, maar biedt ook houvast voor beide partijen. Een duidelijke arbeidsovereenkomst voorkomt misverstanden en vormt de basis van een gezonde arbeidsrelatie.

• Inschrijving bij instanties:

Als je medewerker in dienst neemt, moet je je als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst voor het afdragen van loonheffingen. Daarnaast ben je in veel sectoren verplicht je aan te sluiten bij een verplicht gesteld pensioenfonds. Dit hangt af van de cao of branche waarin je actief bent.

• Loonadministratie:

Je bent wettelijk verplicht om een correcte loonadministratie bij te houden. Dit houdt onder meer in dat je voor elke loonbetaling een loonstrook verstrekt, dat je de juiste belastingen en premies afdraagt, en dat je jaaropgaven kunt overleggen aan je werknemer én de Belastingdienst.

• Vakantiegeld:

Je bent verplicht om minimaal 8% van het bruto jaarsalaris van je werknemer opzij te zetten als vakantiegeld. Dit wordt meestal in mei of juni uitbetaald, maar mag ook maandelijks worden opgebouwd en uitbetaald als dit zo is afgesproken.

• Arbodienst:

Als werkgever moet je aangesloten zijn bij een gecertificeerde arbodienst. Deze helpt bij ziekteverzuimbegeleiding en het opstellen van een beleid voor gezond en veilig werken. Ook ben je verplicht om een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uit te voeren.

• Verzekeringen:

Werkgevers lopen risico’s zoals loondoorbetaling bij ziekte of bedrijfsongevallen. Het is daarom verstandig – en in sommige gevallen noodzakelijk – om verzekeringen af te sluiten, zoals een verzuimverzekering, aansprakelijkheidsverzekering en eventueel een WGA-hiaatverzekering voor extra dekking.

• Pensioenregeling:

In sommige sectoren is deelname aan een pensioenregeling verplicht. Dit is meestal geregeld via een cao of een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds. Ook als dit niet verplicht is, kan het aanbieden van een pensioenregeling bijdragen aan je aantrekkelijkheid als werkgever.

• Arbeidsomstandigheden:

Je bent verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkomgeving. Dat betekent dat werkplekken ergonomisch ingericht moeten zijn, dat je de juiste veiligheidsmaatregelen treft, en dat je s informeert over hun rechten en plichten volgens de Arbowet.

• Gelijke behandeling:

Als werkgever mag je geen onderscheid maken tussen s op basis van geslacht, leeftijd, afkomst, seksuele geaardheid, religie of andere persoonlijke kenmerken. Gelijke behandeling geldt bij werving, beloning, promotie, contractverlening en ontslag.

Kortom: Door al deze verplichtingen goed op orde te hebben, toon je je niet alleen als betrouwbare werkgever, maar bescherm je ook jezelf tegen juridische en financiële risico’s. Het is verstandig om je vooraf goed te laten adviseren door een HR-specialist of accountant, zodat je direct professioneel en compliant van start gaat.

Wat kost een werknemer daadwerkelijk?

De kosten van een werknemer zijn meer dan alleen het afgesproken brutoloon. Reken op ongeveer 25-30% extra aan werkgeverslasten, afhankelijk van branche en arbeidsvoorwaarden.

Overzicht van de Kosten:

Rekenvoorbeeld: €3.000 bruto per maand

• Brutoloon: €3.000
• Werkgeverslasten (25%): €750
• Vakantiegeld (8%): €240
• Pensioenbijdrage (gemiddeld): €200
• Verzekeringen, opleiding, werkplek, overige: €200

Totale kosten per maand: €4.390

Brutoloon vs. nettoloon

Het nettoloon is het bedrag dat de werknemer op zijn rekening ontvangt, na aftrek van loonbelasting en premies. Dit ligt vaak 30-40% lager dan het brutoloon. Als werkgever betaal je daarbovenop nog de werkgeverslasten en overige kosten.

Verborgen kosten

Naast de directe kosten zijn er verborgen kosten, zoals:

• Loondoorbetaling bij ziekte: Je bent verplicht tot 2 jaar door te betalen bij ziekte (minimaal 70% van het loon).
• Opleidingskosten: Investeren in kennis en vaardigheden.
• Werkplek en middelen: Inrichting, apparatuur, softwarelicenties.
• Verzekeringen: Verzuim, aansprakelijkheid, ongevallen.
• Verlof: Doorbetaling bij vakantie, bijzonder verlof, etc.
• Werving en selectie: Tijd en geld voor het vinden van de juiste kandidaat.

Let op: Dit is een indicatie. In specifieke gevallen (branche, cao, leeftijd werknemer, etc.) kunnen de kosten hoger of lager uitvallen. Ook zijn de initiële kosten zoals de aanschaf van een laptop, hoewel dit wordt afgeschreven, wel gemaakt op moment één van aannemen.

Overzicht verschillende kosten medewerker

In de onderstaande tabel geven we een voorbeeld van de netto kosten wanneer het brutoloon €3.000 is. 

Wanneer ben je klaar voor een eerste medewerker?

Het aannemen van een eerste  is een belangrijke mijlpaal en vaak een teken dat je bedrijf in een nieuwe fase terechtkomt. Toch is het cruciaal om dit moment goed te timen. Er zijn verschillende signalen die erop kunnen wijzen dat je er klaar voor bent om uit te breiden.

• Structurele werkdruk:
  Als je structureel overuren draait, klanten moet weigeren of je werk niet meer afkrijgt binnen een normale werkweek, kan dat een duidelijk teken zijn dat extra ondersteuning nodig is. Een  kan dan helpen om de balans te herstellen én ruimte te creëren voor groei.
• Omzetgroei:
  Groeit je omzet structureel en heb je meer aanvragen dan je aankunt? Dan is het vaak een goed moment om werk te gaan uitbesteden of een  aan te nemen die je helpt de toenemende vraag op te vangen.
• Kans op groei:
  Zie je duidelijke kansen in de markt, maar kom je daar zelf niet aan toe omdat je vastzit in de operatie? Dan kan een  jou de ruimte geven om meer te focussen op strategie, innovatie of klantenbinding — allemaal elementen die je bedrijf verder helpen.
• Klanttevredenheid daalt:
  Heb je het gevoel dat de kwaliteit van je dienstverlening eronder lijdt omdat je tijd tekortkomt? Dan is dat een belangrijk signaal. Ontevreden klanten kosten je niet alleen omzet, maar ook reputatie.
• Nood aan specifieke vaardigheden:
  Soms heb je bepaalde kennis of kunde nodig om door te groeien, maar kun je dat niet zelf leveren. Denk aan technische skills, saleservaring of administratieve ondersteuning. Een  met de juiste expertise kan dan enorm waardevol zijn.

Wanneer (nog) geen medewerker aannemen?

Hoewel het aantrekkelijk kan zijn om iemand aan te nemen, is het niet altijd de juiste stap. In sommige situaties is het verstandiger om nog even te wachten of te kiezen voor flexibelere oplossingen.

• Je omzet is te grillig of onzeker:
  Als je inkomsten sterk fluctueren per maand of seizoen, of als je nog niet zeker weet of je bedrijf deze lijn vasthoudt, loop je het risico dat je de loonkosten niet kunt dragen als het even tegenzit. In zulke gevallen kan werken met een freelancer of uitzendkracht veiliger zijn.
• Je hebt geen structureel werk voor een extra kracht:
  Een  is vooral geschikt voor werk dat met regelmaat terugkomt. Gaat het om tijdelijke drukte of een eenmalig project? Dan is inhuren vaak verstandiger dan in dienst nemen.
• Je financiële buffer is onvoldoende:
  Werknemers brengen verplichtingen met zich mee — zoals loondoorbetaling bij ziekte of ontslagvergoedingen. Als je geen financiële reserves hebt om tegenvallers op te vangen, kan een vast dienstverband riskant zijn.
• Je wilt maximale flexibiliteit behouden:
  In de beginfase van je bedrijf kan het handig zijn om flexibel te blijven in wie je inschakelt en wanneer. Freelancers, zzp’ers of payroll-constructies bieden dan meer vrijheid zonder langdurige verplichtingen.

Alternatieven voor het aannemen medewerkers

• Freelancers/zzp’ers: Flexibel, geen werkgeverslasten, maar minder binding en vaak duurder per uur.
• Payroll: De medewerker komt formeel in dienst bij een payrollbedrijf; zij regelen salaris, premies en risico’s. Je behoudt flexibiliteit en minder administratieve lasten, maar betaalt een opslag op de loonkosten.
• Oproepkrachten/uitzendkrachten: Alleen betalen voor gewerkte uren, geschikt bij piekbelasting of tijdelijk werk.

Deze alternatieven bieden waardevolle flexibiliteit, zeker wanneer je nog twijfelt over een vaste aanstelling of je bedrijf zich in een onzekere groeifase bevindt. Ze kunnen helpen om pieken in werkdruk op te vangen of specifieke expertise tijdelijk binnen te halen, zonder dat je direct vastzit aan langdurige verplichtingen of complexe werkgeversverantwoordelijkheden. Welke vorm het beste past, hangt af van je bedrijfsdoelen, financiële ruimte en de mate van continuïteit die je zoekt. Denk goed na over wat je op de korte én lange termijn nodig hebt, voordat je de stap naar een vaste  zet.

Tips & valkuilen bij werving, onboarding en behoud

Het aannemen van je eerste  is meer dan alleen iemand selecteren, het gaat ook om een goed begin en duurzame samenwerking. Hieronder vind je praktische tips én veelgemaakte fouten om op te letten tijdens werving, onboarding en medewerkersbehoud.

Praktische tips werving eerste medewerker

• Investeer in een goede vacaturetekst:

Een sterke vacaturetekst is je eerste indruk richting potentiële kandidaten. Zorg dat je duidelijk bent over de functie-inhoud, verantwoordelijkheden, het type persoon dat je zoekt en de arbeidsvoorwaarden. Wees eerlijk en concreet, zodat je de juiste mensen aantrekt én verwachtingen vanaf het begin helder zijn.

• Selecteer zorgvuldig:

Laat je keuze niet alleen afhangen van een goed cv. Kijk ook naar motivatie, persoonlijkheid en of iemand past bij jouw bedrijfscultuur. Vooral in kleine teams is een goede klik en gedeelde werkmentaliteit minstens zo belangrijk als ervaring.

• Zorg voor een gestructureerde onboarding:

De eerste dagen zijn cruciaal voor het gevoel van verbondenheid en productiviteit. Zorg dat alles op orde is vóór de eerste werkdag: van laptop tot inloggegevens en een introductieprogramma. Een warm welkom en duidelijke uitleg over processen en verwachtingen zorgen voor een vliegende start.

• Blijf in contact:

Regelmatige check-ins, zeker in de eerste maanden, helpen om problemen tijdig te signaleren en vertrouwen op te bouwen. Vraag hoe het gaat, geef feedback en moedig open communicatie aan. Zo voorkom je dat kleine irritaties uitgroeien tot grote frustraties.

• Bied ontwikkelmogelijkheden:

Medewerkers blijven langer gemotiveerd als ze het gevoel hebben dat ze kunnen groeien. Denk aan cursussen, coaching of doorgroeimogelijkheden binnen het bedrijf. Investeren in ontwikkeling is niet alleen goed voor je , maar ook voor je onderneming.

Veelgemaakte fouten aannemen eerste medewerker

• Te snel aannemen zonder duidelijke functieomschrijving:

Een vage of ondoordachte functieomschrijving leidt vaak tot misverstanden en teleurstellingen. Als je niet duidelijk weet wat je van iemand verwacht, is het ook lastig om de juiste kandidaat te vinden of prestaties te beoordelen.

• Geen financiële buffer voor loondoorbetaling bij ziekte:

Werknemers hebben recht op loondoorbetaling bij ziekte, vaak tot wel twee jaar. Zonder buffer kan dit een zware financiële last zijn. Bereid je hierop voor en overweeg een verzuimverzekering.

• Onvoldoende aandacht voor onboarding en begeleiding:

Nieuwe medewerkers aan hun lot overlaten is een gemiste kans. Zonder goede begeleiding voelen ze zich verloren, maken ze sneller fouten en is de kans op verloop groter. Een duidelijk inwerktraject is essentieel.

• Slechte communicatie over verwachtingen:

Als je niet uitspreekt wat je verwacht, qua taken, houding, prestaties of werktijden, ontstaat er snel verwarring. Heldere communicatie voorkomt frustraties aan beide kanten en zorgt voor wederzijds begrip.

• Geen duidelijke afspraken over werktijden, thuiswerken of secundaire voorwaarden:

In een wereld waarin flexibel werken steeds normaler is, is het belangrijk dat je hierover van tevoren afspraken maakt. Leg vast wat je verwacht, welke vrijheid er is, en wat er wél of juist níét kan.

• Geen of te late aansluiting bij arbodienst of pensioenfonds:

Dit zijn wettelijke verplichtingen waar je niet omheen kunt. Te laat aansluiten kan leiden tot boetes of problemen bij ziekteverzuim. Regel dit dus op tijd en controleer wat in jouw branche van toepassing is.

Voorbeeld uit de praktijk

Stel: Je runt een groeiende marketing-bv in Amsterdam en werkt nu nog alleen. Je merkt dat je structureel opdrachten moet afwijzen en je omzet daardoor stagneert. Je besluit een  aan te nemen voor €3.000 bruto per maand. Na het doorrekenen van alle kosten blijkt dat je per maand ongeveer €4.400 kwijt bent aan deze medewerker. Je kiest voor een BV, omdat je privévermogen dan beschermd is en je verwacht binnen een jaar nog meer medewerker aan te nemen. Je regelt een goede arbeidsovereenkomst, sluit je aan bij een arbodienst, en zorgt voor een uitgebreide onboarding. Door deze stap kun je meer klanten bedienen en groeit je omzet verder.

Conclusie aannemen eerste medewerker

Het aannemen van je eerste medewerker is pas verstandig als je structurele werkdruk, groei- en kwaliteitskansen ziet én een financiële buffer hebt. Kies je rechtsvorm op basis van risico en flexibiliteit: een eenmanszaak is goedkoop en fiscaal gunstig in het begin, maar je bent privé aansprakelijk; een BV beschermt je privévermogen en oogt professioneler, maar verplicht tot een (gebruikelijk) DGA-loon en meer administratie.

Reken verder dan alleen het brutoloon: tel 25–30% werkgeverslasten plus vakantiegeld, pensioen, verzekeringen, ziekte­kosten en onboarding. Zorg dat je alle wettelijke plichten (contract, loonadministratie, arbodienst, RI&E, gelijke behandeling, eventuele pensioenplicht) vóór de start geregeld hebt.

Twijfel je over continuïteit of cashflow? Overbrug met freelancers, uitzend- of payrollconstructies. Ga je wél aannemen, investeer in een scherpe functieomschrijving, zorgvuldige selectie, gestructureerde onboarding en blijvende ontwikkeling. Zo vergroot je de kans dat je nieuwe medewerker bijdraagt aan groei, klanttevredenheid en professionalisering, zonder dat jij onnodige juridische of financiële risico’s loopt.