Gratificaties en bonussen, de fiscale regels en tips.

Wat is een gratificatie?

Gratificatie is een vorm van beloning die de werkgever vrijwillig aan een medewerker uitkeert als blijk van waardering. Dit is geen onderdeel van het salaris en wordt vaak incidenteel toegekend. Bijvoorbeeld bij speciale gelegenheden, zoals een jubileum, het einde van een jaar, of als blijk van waardering voor een uitzonderlijke prestatie. Hoewel het geen salaris is, kan het fiscaal gezien wel als salaris worden gezien. Of dit zo is, hangt af van het type gratificatie. (AWVN, zd.)

Gratificatie, bonus, jubileumuitkering, eindejaarsbonus of dertiende maand?

Er zijn veel verschillende soorten bonussen en gratificaties. In alle gevallen geef je als werkgever iets extra’s aan je medewerker. Toch zit er een verschil tussen deze vormen van bonusuitkering. Wij leggen je het verschil tussen de gratificatie, bonus, jubileumuitkering, eindejaarsbonus en dertiende maand hieronder uit:

Gratificatie:

Een gratificatie is een extra beloning die niet van tevoren is afgesproken in de arbeidsovereenkomst en die een werkgever vrijwillig aan een medewerker geeft. Het is een soort eenmalig extraatje om waardering te tonen. Je kunt dit bijvoorbeeld aan het einde van het hoogseizoen geven als je samen met je team een geweldig seizoen hebt gedraaid en ze voor hun inzet wil bedanken. Het grootste verschil met de gratificatie en de bonus is dus dat deze niet contractueel staat vastgesteld. 

Bonus:

Een bonus is doorgaans prestatiegericht en wordt vooraf afgesproken. Denk aan een bonus voor een salesmanager als hij het sales target haalt in de afgesproken periode. In de meeste branches hoeft een bonus niet aan een bepaald percentage van het loon te voldoen; de financiële branche vormt hierop een uitzondering. Zo is het bonusplafond in de financiële sector 20% van de totale jaaruitkering (jaarsalaris en extra’s zoals een leaseauto).

Een bonus wordt in de arbeidsovereenkomst afgesproken, en is dus vooraf bekend bij beide partijen. Er geldt een verbod op gegarandeerde bonussen, de afspraken moeten dus wettelijk gezien ook uitdagend genoeg zijn voor de medewerker en niet gegarandeerd worden gehaald.

Jubileumuitkering:

Een jubileumuitkering is een financiële beloning die werkgevers toekennen aan medewerkers bij het bereiken van bepaalde dienstjaren, zoals 5, 12,5, 25, 40 of 50 jaar. Deze uitkering is bedoeld om waardering te tonen voor de langdurige inzet en loyaliteit van de medewerker. Vaak geeft het bedrijf bij kortere dienstjaren, zoals bij een 5-jarig en 10-jarig jubileum iets kleins aan de medewerker, bijvoorbeeld een cadeaubon, bloemen, of een ander extraatje. Bij hogere dienstjaren, zoals 25 of 40 jaar, is dit vaak een grotere uitkering.

Eindejaarsbonus of eindejaarsuitkering

Een eindejaarsbonus of eindejaarsuitkering is een beloning die je aan je medewerker kunt geven aan het einde van het jaar om hun inzet te waarderen en hen gemotiveerd te houden. Dit is geen verplichte beloning en kan variëren op de hoogte. Gemiddeld ligt een eindejaarsbonus tussen de 4% en 8% van het bruto maandsalaris, of als een percentage van het bruto jaarsalaris. De eindejaarsuitkering kan vooraf worden vastgelegd in het arbeidscontract, maar dit hoeft niet. Je kunt dit moment dus ook gebruiken om je medewerkers te verrassen.

Dertiende maand

De dertiende maand wordt vaak genoemd als een eindejaarsbonus of eindejaarsuitkering, maar er is één verschil. Beide zijn extra beloningen voor medewerkers, maar de dertiende maand is een volledig extra bruto maandsalaris. Een eindejaarsbonus of eindejaarsuitkering is daarentegen een percentage van het bruto maandsalaris of het bruto jaarsalaris.

Fiscale regels van gratificaties en bonussen

In veel gevallen worden bonussen en gratificaties gezien als een uitkering van loon, en dus ook op deze manier belast. Wel zijn er een aantal uitzonderingen hierop. Hieronder leggen wij de fiscale regels per type gratificatie of bonus uit. Zo kan je voor jouw situatie de meest voordelige bonus vinden.

Fiscale regels bonus

Je kunt een bonus fiscaal gezien op twee manieren uitkeren. Als onderdeel van het reguliere loon of binnen de vrije ruimte van de Werkkostenregeling (WKR).  Als je de bonus uitdeelt als regulier loon, wordt de bonus rechtstreeks aan de medewerker uitgekeerd en belast met loonheffingen, net zoals het gewone salaris. Doordat de medewerker in die maand ook normaal salaris ontvangt, kan uitkeren als loon extra zwaar worden belast omdat je zo met een groter gedeelte (of misschien met de totale bonus) in het hoge belastingtarief valt.

Je kunt er ook voor kiezen om de bonus onder te brengen binnen de vrije ruimte van de WKR. Dit kan voordelig zijn, omdat de bonus dan onbelast blijft voor de medewerker. Let er echter op dat de vrije ruimte beperkt is. Zodra deze ruimte volledig benut is, betaal je als werkgever wel belasting. De vrije ruimte in de WKR wordt bepaald op basis van de totale loonsom van je onderneming. Je kunt deze ruimte ook gebruiken om een kerstpakket, een teamuitje of bedrijfsfeest te geven. Als ondernemer is het belangrijk om verstandig gebruik te maken van de WKR. Wil je meer weten over de WKR? Lees dan onze blog!

Fiscale regels jubileumuitkering

Voor jubileumuitkeringen van 25 en 40 jaar gelden speciale fiscale regels. Deze uitkeringen worden niet belast als loon, waardoor je ze belastingvrij kunt uitkeren aan de medewerker. Bij andere jubilea, 12,5 jaar bijvoorbeeld, wordt dit wel als loon belast. 

Er moet dan dus loonbelasting worden afgedragen. In de gevallen van 25-jarig en 40-jarig jubileum mag er belastingvrij eenmalig een jubileum bonus worden uitbetaald ter hoogte van maximaal 1 maandloon. Dit geldt alleen als het jubileum volledig is behaald, is de medewerker op 1 maart 1985 begonnen met zijn dienstverband dan mag de bonus pas na 1 maart 2025 worden uitgekeerd.

Fiscale regels dertiende maand en eindejaarsbonus

De dertiende maand en de eindejaarsbonus worden gezien als normaal loon en zijn daarom belast met loonheffing. Op deze beloningen wordt geen loonheffingskorting toegepast, waardoor de medewerker netto minder ontvangt dan verwacht. Ook doordat de medewerker in deze maand al zijn echte loon ontvangt, is de belasting over de bonus in de meeste gevallen relatief hoog. Het valt dan namelijk vaak voor een groot gedeelte in het hoge belastingtarief.

Voordelen van Gratificaties en bonussen

Een gratificatie heeft voordelen voor zowel de medewerker als de werkgever op zowel de lange als de korte termijn.

Verhoogde medewerkerstevredenheid

Medewerkers voelen zich gewaardeerd wanneer zij een gratificatie ontvangen, wat hun motivatie en werktevredenheid vergroot. Een tevreden medewerker zal eerder geneigd zijn bij het bedrijf te blijven, waardoor je als ondernemer minder kans hebt op personeelstekort. Ook is het behoud van goed personeel vele malen voordeliger dan het aannemen en inwerken van nieuw personeel, als je dit al kan vinden in deze krappe markt.

Betere prestatie

Als een medewerker een extraatje krijgt wanneer hij of zij goed presteert, kan dat een stimulans zijn om in de toekomst nog beter te presteren. Zo kan een bonus een extra motivatie zijn voor de medewerker om een tandje erbij te doen om de doelen te behalen. Hierom is het wel extra belangrijk dat de targets voor de bonus zowel uitdagend als haalbaar zijn voor de medewerker.

Positieve Bedrijfscultuur

Met een gratificatie of bonus is het mogelijk om een cultuur te creëren waarin prestaties worden erkend en medewerkers bijdragen aan een positieve werkplek.

Mogelijk fiscaal voordeel

Zodra je als ondernemer een gratificatie uitkeert aan een medewerker, telt dit bedrag mee als bedrijfskosten. Dit verlaagt je bedrijfsresultaat (oftewel je winst vóór belasting), wat betekent dat er minder winst is om VPB (vennootschapsbelasting) over te betalen.

Het bedrag van de gratificatie wordt afgetrokken van je winst. Stel dat je een winst hebt van € 100.000 en je geeft € 5.000 aan gratificaties, dan wordt je belastbare winst verlaagd naar € 95.000.

Omdat je belastbare winst lager is, betaal je effectief minder belasting. Stel dat de vennootschapsbelasting 19% is, dan zou je met een winst van € 100.000, € 19.000 aan belasting betalen. Met een lagere winst van € 95.000 betaal je € 18.050 aan belasting. Je betaalt dus € 950 minder VPB door € 5.000 aan bonussen of gratificaties aan je medewerkers te geven. Natuurlijk heeft dit pas het meeste effect als je over deze uitkeringen ook zo min mogelijk belasting betaalt, door dit bijvoorbeeld in de vrije ruimte van de WKR te doen.

Je wilt een bonusregeling opstellen, hoe doe je dit?

Je hebt besloten om je medewerkers te willen belonen wanneer zij goed presteren, en je wilt dit doen in de vorm van een bonus. Hiervoor moet je vooraf, contractueel, afspraken maken over wanneer er een bonus wordt uitgekeerd. Naast dat hiervoor een aantal regels gelden waar je je aan moet houden is het ook belangrijk dat de doelstellingen uitdagend genoeg zijn om de medewerker te motiveren de bedrijfsresultaten echt te verbeteren. Maar hoe stel je deze doelen?

Het is toegestaan om een bonus zowel voor je hele team als voor individuen in jouw onderneming af te spreken. Zo kun je met alle 3 je salesmedewerkers afspreken dat ze 20 grote offertes sluiten in de afgesproken periode, maar kan je afspreken dat het sales team in totaal 50 grote offertes moet sluiten in de afgesproken periode. Beide opties hebben zowel voor- als nadelen en het is aan jou als ondernemer om te bepalen wat het handigste is voor jouw situatie.

Daarnaast stelt de wet vast dat een gegarandeerde bonus verboden is. Je kunt dus geen bonus opstellen aan de hand van targets die hoe dan ook worden gehaald. Als jij in de afgelopen 10 jaar telkens boven de € 1 miljoen omzet haalt, mag je dus geen bonus uitreiken wanneer het team een omzet van € 100.000 heeft gehaald.

Een bonusplafond geldt alleen in bepaalde branches, zoals het bonusplafond van 20% van de totale jaaruitkering die geldt in de financiële sector. Wil je zeker weten dat je  geen regels overtreedt bij het uitkeren van een bonus, is het verstandig om dit vooraf te checken.

De bovenstaande regels wetende kun je doelen opstellen die jouw medewerkers moeten halen alvorens zij een bonus verdienen. Om dit te bepalen is het belangrijk dat je duidelijke regels opstelt. Stel bijvoorbeeld niet de regel dat er 20 sales gehaald moeten worden, maar dat er 20 sales gehaald moeten worden van een minimale orderwaarde van € 5.000. Zo zorg je ervoor dat een medewerker geen manieren kan vinden om op een gemakkelijke manier zijn of haar bonus veilig te stellen.

Zorg dat de doelstellingen van de bonus passen bij de doelstellingen van je onderneming. Wil je meer gaan focussen op het verkopen van een bepaald product neem dan mee dat er een bepaald percentage van de verkopen dat specifieke product moet bevatten. Zo kan de bonus een extra motivatie zijn voor het sturen van je onderneming in de gewenste richting.

Ook is het belangrijk om de doelstellingen van de bonus vooraf goed te bespreken met je medewerkers, zo zorg je ervoor dat het voor iedereen duidelijk is hoe de bonus werkt en wanneer deze behaald is. Hierin kan tussentijdse evaluatie ook een belangrijke rol spelen. De bonus is namelijk juist bedoeld om je medewerkers te motiveren, en onduidelijke afspraken kan voor irritaties en conflicten zorgen.

Conclusie

Gratificaties, bonussen en jubileumuitkeringen zijn effectieve manieren om je medewerkers te motiveren en je waardering te tonen. Elk van deze beloningen heeft zijn eigen kenmerken. Het strategisch inzetten van gratificaties en andere beloningen zorgt ervoor dat medewerkers zich gewaardeerd voelen en langdurig betrokken blijven bij het bedrijf. Heb je advies nodig over hoe je fiscaal gezien het voordeligst iets kunt uitkeren aan je medewerkers? Of wil je weten hoe je het beste doelstellingen kunt opstellen voor jouw medewerkers? SFAA geeft je graag advies.