Als ondernemer ben je graag een goede werkgever voor je medewerkers, maar heb je ook te maken met de kosten die dit met zich meebrengt. Een van de regelingen die je hier mee kan helpen is de Werkkostenregeling (WKR), en wij hebben hem voor je uitgelegd. Met deze regeling kun je namelijk belasting besparen, en je medewerkers belonen voor hun harde werk. Wij kijken graag samen met jou naar de WKR 2024 en ontdekken samen hoe jij deze regeling effectief kunt inzetten om jouw onderneming naar nieuwe hoogten te brengen.
Table of Contents
Wat is de WKR?
De kern van de WKR is eenvoudig: het stelt je in staat om je medewerkers op diverse manieren te belonen zonder dat hier belasting over geheven wordt. Dit omvat niet alleen vergoedingen voor zaken die direct verband houden met het werk, zoals een kerstpakket, maar ook zaken die het welzijn en de motivatie van je medewerkers bevorderen. Voorbeelden hiervan zijn kerstpakketten, fitnessabonnementen, bedrijfsuitjes, en zelfs verjaardagscadeaus. Deze belastingvrije giften kun je doen in de vrije ruimte die de WKR biedt. Hieronder wordt de vrije ruimte van de WKR uitgelegd.
Vrije Ruimte WKR uitgelegd
Binnen de Werkkostenregeling speelt de term “vrije ruimte” een cruciale rol. Dit is het bedrag dat een werkgever belastingvrij kan besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan medewerkers. De vrije ruimte wordt berekend als een percentage van het totale fiscale loon van de organisatie. Werkgevers mogen zelf beslissen hoe ze deze vrije ruimte willen benutten en aan welke vergoedingen of verstrekkingen ze deze willen besteden. Dit geeft werkgevers de flexibiliteit om beloningen op maat aan te bieden, die passen bij de behoeften en wensen van hun medewerkers.
Het is belangrijk om binnen de vrije ruimte van de WKR te blijven om het meeste voordeel te genieten. Als je als werkgever meer uitgeeft dan de beschikbare vrije ruimte, treedt er een fiscale consequentie op. Over het overschrijdende bedrag moet de werkgever namelijk een eindheffing van maar liefst 80% betalen. Dit betekent dat je 80% belasting moet betalen over het overschrijdende bedrag. Dit maakt het essentieel om de vrije ruimte zorgvuldig te bewaken en te plannen.
Vrije Ruimte Werkkostenregeling wordt verhoogd in 2025
Per 1 januari 2025 wordt de vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000 verhoogd naar 2%. In 2024 was dit 1,92%. Voor het deel van de loonsom boven € 400.000 blijft de vrije ruimte in 2025 gelijk aan 1,18%, wat hetzelfde percentage is als in 2024. De Tweede Kamer heeft hiermee ingestemd op 14 november 2024. De definitieve invoering van de verhoging volgt nadat de Eerste Kamer haar goedkeuring heeft gegeven.
Let op met je budget in de vrije ruimte van de WKR!
Komt het bedrag dat je onbelast besteedt boven de grens van de vrije ruimte? Dan betaal je over het deel dat boven deze grens uitkomt 80% belasting. De belastingdienst ziet de vergoeding of gift naar de medewerker dan als extra loon. Wanneer je de WKR volledig benut, betaal je dus extra belasting in de vorm van een eindheffing. Het is daarom belangrijk om de vrije ruimte goed in de gaten te houden, zodat je niet onnodig veel geld kwijt raakt.
Voorbeeld berekening vrije ruimte WKR
Om een duidelijk beeld te krijgen van hoe de WKR werkt en wat de gevolgen zijn als je de vrije ruimte overschrijdt, geven we hieronder een voorbeeld berekening. In dit voorbeeld gaan we uit van een totale loonsom van € 500.000 in het jaar 2025:
- Vrije ruimte over de eerste € 400.000. Het percentage vrije ruimte bedraagt 2%.
- € 400.000 × 2% = € 8.000.
- Vrije ruimte over het resterende bedrag van de loonsom: € 100.000. Het percentage vrije ruimte bedraagt 1,18%.
- Berekening: € 100.000 × 1,18% = € 1.180.
- Totale vrije ruimte:
- € 8.000 + € 1.180 = € 9.180.
Dus als je een totale loonsom van € 500.000 hebt in het jaar 2025, heb je een vrije ruimte van € 9.180 voor jouw medewerkers. Hoe je deze vrije ruimte invult is aan jou.
Wat gebeurt er bij overschrijding van de vrije ruimte?
Als je meer uitgaven toerekent aan de WKR dan de beschikbare vrije ruimte van € 9.180, betaal je over het overschreden bedrag een eindheffing van 80%. Dit betekent dat over elke euro die jij boven de vrije ruimte uitgeeft aan dingen die onder de WKR vallen, er 80 cent extra kosten in de vorm van een eindheffing bijkomen. Elke € 1 die je netto aan je medewerker wilt geven kost je als ondernemer dus € 1.80 in totaal. Hieronder een voorbeeld:
- Je hebt in het jaar 2025 in totaal € 10.180 geboekt bij WKR.
- Dan heb je de vrije ruimte overschreden met
- € 10.180 – € 9.180 = € 1.000.
- Over de overschrijding van € 1.000 betaal je een eindheffing van 80%, dus:
- € 1.000 × 80% = € 800.
- Totale kosten voor € 1.000 bonus aan medewerkers:
- € 1.000 bonus + € 800 eindheffing = € 1.800
In het bovenstaande voorbeeld zou je dus voor een uitkering van netto € 1.000 aan jouw medewerkers in totaal € 1.800 euro moeten betalen. €1.000 aan je medewerkers en €800 als eindheffing aan de belastingdienst. Het is dus erg belangrijk om de vrije ruimte goed in de gaten te houden, en niet onbewust voorbij deze grens te gaan.
Wat mag er in de vrije ruimte in de WKR?
Er gelden geen regels binnen de vrije ruimte van de WKR, je mag zelf bepalen hoe je deze ruimte besteedt. Denk hierbij aan vergoedingen voor borrels of feesten buiten de werkplek, een fiets van de zaak, teamtrip naar het buitenland en gratificaties. Je kunt dus zelf bepalen hoe je deze vrije ruimte indeeld. Het is dan ook absoluut aan te raden om volledig gebruik te maken van de vrijeruimte, doe je dit niet in de vorm van een kerstpakket of bedrijfsfeest, dan kun je dit altijd doen als gratificatie van de overgebleven vrije ruimte aan het einde van het jaar.
Wat zijn gratificaties?
Gratificaties, zoals bonussen, eindejaarsuitkering en jubileumuitkeringen zijn vormen van extra beloningen die je kunt toekennen aan medewerkers in de vorm van geld. Wil je meer weten over wat gratificaties precies zijn en hoe ze binnen de WKR passen? Lees dan onze blog over gratificaties voor een uitgebreid overzicht en handige tips.
Gerichte vrijstellingen werkkostenregeling
De Belastingdienst heeft bepaalde vergoedingen en verstrekkingen vrijgesteld van de vrije ruimte. Deze gerichte vrijstellingen kun je dus ook onbelast vergoeden, maar gaan niet ten koste van je vrije ruimte en vallen dus niet onder de regeling. Enkele voorbeelden hiervan zijn:
- abonnementen voor openbaar vervoer;
- reiskosten tot € 0,23 per kilometer;
- verhuiskosten vanwege werk;
- maaltijden bij overwerk;
- Thuiswerkvergoeding tot € 2.35 per dag
- sinds 2020: aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG).
Hoe kun je de WKR het meest effectief gebruiken als ondernemer?
Nu we de WKR aan je hebben uitgelegd, is het tijd om na te denken over hoe je deze regeling effectief kunt inzetten. Hier zijn enkele strategieën om het maximale uit de WKR te halen:
- Bied flexibele beloningen in de WKR: Geef je medewerkers de mogelijkheid om hun vergoedingen aan te passen aan hun individuele behoeften, zoals een keuze tussen een fietsplan of een fitnessabonnement.
- Focus op welzijn: Investeer in het welzijn van je medewerkers door hen fitnessabonnementen of gezondheid gerelateerde vergoedingen aan te bieden. Dit kan niet alleen de gezondheid van je team verbeteren, maar ook de productiviteit verhogen. Uit onderzoek van TNO, in samenwerking met NOC*NSF, blijkt namelijk dat je door sporten 12,5% productiever bent op de werkvloer.
- Werk aan teambuilding: Organiseer bedrijfsuitjes en evenementen om de teamgeest te versterken. Deze kosten kunnen binnen de vrije ruimte vallen en dragen bij aan een positieve werkomgeving.
- Profiteer van gerichte vrijstellingen: Vergeet niet om gebruik te maken van de specifieke vrijstellingen die buiten de vrije ruimte vallen. Dit kan kosten besparen en tegelijkertijd je medewerkers ondersteunen.
In een wereld waarin medewerkers steeds meer waarde hechten aan extra voordelen naast hun salaris, kan het begrijpen en slim benutten van de werkkostenregeling van belang zijn voor jouw onderneming. Door deze regeling op een strategische manier te gebruiken, kun je niet alleen je medewerkers belonen, maar tegelijkertijd ook je bedrijfsvoordelen optimaliseren. De WKR is geen last, maar eerder een kans om, samen met je medewerkers, te groeien en te bloeien in een competitieve markt.
Neem contact op over de Werkkostenregeling!
Heb je vragen over dit of een ander onderwerp? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag verder bij het behalen van het ultieme belastingvoordeel, groeien van je onderneming of het in kaart brengen van de financiële gezondheid van je onderneming. Ben je geïnteresseerd in de diensten van SFAA of gewoon benieuwd wat wij voor jouw onderneming kunnen betekenen? Stuur dan een mail naar info@sfaa.nl. Liever direct iemand spreken? Bel dan naar; +31 20 26 10 723
Pauline Dekker
Pauline heeft haar master ‘Business Economics, Organisational Economics’ afgerond aan de Universiteit van Amsterdam waarna ze eerst als KYC analist heeft gewerkt. Sinds 2017 werkt ze bij SFAA, waar ze verantwoordelijk is voor de financiële administratie van ongeveer 60 klanten. Daarnaast houdt ze zich bezig met de opleiding van nieuwe collega’s en interne groei.
Contactformulier
Heb je vragen over werkkostenregeling(WKR)? Neem contact met ons op! We staan klaar om je te helpen. Wij zorgen er voor dat je het ultieme belastingvoordeel behaalt met je onderneming. Zo betaal je nooit een euro te veel belasting.